По новым правилам, действующим с 1 января 2021 года, путевой лист нужен всегда и оформлять его должны все фирмы, у которых есть свой транспорт, независимо от их организационно-правовых форм. Факт использования автомобиля для собственных либо коммерческих нужд на эту обязанность не влияет. То есть нужен он и в случае поездки директора на служебном авто.
Для того чтобы учесть расходы на ГСМ, фирме необходимы документы, подтверждающие их приобретение и расход, а также служебный характер поездок. Перечень документов, подтверждающих расходы на ГСМ, законодательно не установлен.
Факт приобретения ГСМ организация может подтвердить, например:
- документами об оплате — кассовыми чеками, платежными поручениями, товарными накладными, талонами на топливо, топливными картами;
- авансовым отчетом, если ГСМ приобрели на подотчетные деньги;
- отчетом о движении ГСМ;
- ведомостями учета выдачи ГСМ;
- лимитно-заборными картами.
При этом отметим, что все вышеперечисленные документы лишь подтверждают факт приобретения ГСМ.
По мнению чиновников, затраты на приобретение бензина нельзя учесть по налогу на прибыль ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина, ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина.
Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала АЗС лишь подтверждает факт приобретения бензина. А сам факт использования бензина для служебных целей при этом не подтвержден.
Следовательно, отсутствует одно из необходимых условий для учета расходов — их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (ст. 252 Налогового кодекса).
Путевой лист для служебных поездок директора нужен
Основным документом, который подтвердит расход ГСМ, является путевой лист. На этом всегда настаивали чиновники (Письмо УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@).
С его помощью можно установить, во-первых, использование автомобиля в служебных целях. В этом помогут данные:
- о пробеге и времени фактического использования транспорта;
- маршруте, по которому авто двигалось в течение дня.
Показания одометра при выезде со стоянки и заезде в конце смены относятся к такому обязательному реквизиту путевого листа — сведения о транспортном средстве. С помощью показаний одометра вы подтвердите пробег автомобиля за рейс или смену.
А вот данные о маршруте движения автомобиля не относятся к обязательным реквизитам путевого листа.
Однако чиновники и судьи настаивают на том, что эти данные нужны для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и подтвердить факт использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях (Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 21.08.2018 N Ф05-12699/2018 по делу N А40-76951/2017, Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 02.12.2016 N Ф06-15152/2016).
Во-вторых, путевой лист нужен для того, чтобы подтвердить экономическую обоснованность расходов на ГСМ (Письмо Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51).
Поэтому путевой лист надо оформлять даже в случае, если автомобиль используется для служебных поездок по городу и только лишь руководителем фирмы. Его отсутствие может привести к тому, что налоговики исключат расходы на ГСМ из расчета налога на прибыль.
Новые реквизиты путевого листа: просто, но… сложно
С 1 января 2021 года в очередной раз изменили порядок заполнения путевого листа, а в его форму ввели два новых реквизита. Как их заполнять, пришлось разъяснять Минтрансу России в Письме от 03.03.2021 N Д3-468-ПГ.
Обновленные правила заполнения путевых листов действуют с 1 января 2021 года (Приказ Минтранса России от 11.09.2020 N 368). Кроме уточнения порядка отражения информации в старых реквизитах, в форму путевого листа добавили новые реквизиты.
Они предназначены для указания сведений о видах сообщения и перевозок (ст. 4, 5 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ). Соответственно, это реквизиты «Вид сообщения», «Вид перевозки».
Путевой лист оформляется на срок, который равен продолжительности рейса. При рейсе длительностью более одного дня в путевом листе указывают начало и окончание срока его действия. При выезде машины и при возвращении ее на парковку по новым правилам в путевом листе нужно фиксировать показания одометра — это из обновленных правил.
Кроме того, в сведения о транспортном средстве нужно вписывать марку машины, а также в соответствующих полях делать отметки по результатам медицинских осмотров, как предрейсовых, так и послерейсовых.
Справочно. Сотрудник вправе требовать выдачи ему копий любых видов документов, которые содержат информацию о его трудовой деятельности (ст. 62 Трудового кодекса). Для этого работник подает письменное заявление работодателю, а тот, в свою очередь, в течение трех дней должен выдать нужные документы сотруднику. Работник вправе запросить у фирмы в том числе и путевые листы. Отказать в их предоставлении работодатель не вправе. В противном случае справедлив штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. К такому выводу пришел Восьмой кассационный суд общей юрисдикции в Постановлении от 04.09.2020 N 16-4426/2020.
Как указать сведения о видах сообщения
Минтранс напомнил, что видов сообщения всего четыре: городское, пригородное, междугородное, международное. Их указывают в новом реквизите путевого листа «Вид сообщения». Если перевозка производится несколькими видами сообщения, в соответствующей графе нужно через запятую перечислить их все.
Как указать вид перевозки
Видов перевозки существует шесть:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
- перевозка грузов;
- перевозка для собственных нужд;
- организованная перевозка группы детей.
В новой графе путевого листа «Вид перевозки» указывают один из видов перевозки. Уточнять их никаким образом не нужно. Например, чтобы правильно указать организованную перевозку группы детей, именно так и нужно написать в реквизите «Вид перевозки»: «Организованная перевозка группы детей».
Никаких других «расшифровок» к этому самостоятельному виду перевозки, к примеру «Перевозка пассажиров и багажа по заказу», писать не нужно.
Расходы на парковку учитывают на основании путевого листа
Расходы на парковку у транспортной компании или у компании, которая самостоятельно организует доставку своих товаров, могут составлять довольно внушительные суммы. Их можно учесть в расходах на содержание транспорта в налоговой базе по прибыли на основании путевого листа.
В подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, отнесены в том числе расходы на содержание служебного транспорта. К таким расходам можно отнести и расходы на оплату парковки. Об этом Минфин России напомнил в Письме от 08.02.2021 N 03-03-06/1/7968.
Обоснование: перечень расходов по ст. 264 является открытым. В него можно добавить иные расходы, обоснованные и оформленные. Расходы на парковку, как и любые другие, должны быть экономически оправданны и документально подтверждены. Как известно, это главные условия, при которых понесенные затраты можно учесть в уменьшение налоговой базы по прибыли.
НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают расходы, и тем самым не ограничивает компании в праве подтвердить свои расходы. Документами, на основании которых оплату парковки можно принять в расходы, могут быть:
- отчет об операциях по парковочному счету, в котором указаны место парковки транспортного средства с привязкой ко времени, дате окончания и начала движения транспортного средства;
- первичные учетные документы, составленные самим налогоплательщиком и подтверждающие использование транспортного средства в производственных целях на соответствующем маршруте. Например, путевой лист.
Маршрут следования: дополнительный реквизит путевого листа
В путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
В качестве дополнительного реквизита путевого листа можно указать сведения о маршруте следования автомобиля. Целью указания данного реквизита является подтверждение обоснованности расхода ГСМ.
Обратите внимание! Для путевого листа легкового автомобиля предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368. Правила начали применяться с 1 января 2021 года. Однако срок их действия ограничен 1 января 2027 года.
Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты, по мнению чиновников, являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. На это обращал внимание Минфин России в Письме от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129. Поэтому, если в путевом листе нет данных о месте следования автомобиля, им не подтвердить расходы организации на приобретение ГСМ. Такую позицию подтверждают и некоторые суды. Например, с мнением Минфина согласились Арбитражные суды Московского округа в Постановлении от 21.08.2018 N Ф05-12699/2018 по делу N А40-76951/2017, Поволжского округа в Постановлении от 02.12.2016 N Ф06-15152/2016, Уральского округа в Постановлении от 08.05.2015 N Ф09-2379/15.
При этом для отражения сведений о маршруте следования не используйте общие формулировки, такие как «поездки по городу» либо «поездки по заданию». Указывайте конкретный адрес. Например: «место отправления — город Москва, Староконюшенный переулок, д. 2, место назначения — Наро-Фоминский округ, г. Апрелевка, ул. Ленина, д. 9».
Кроме того, можете уточнить весь путь следования, указав время выезда, время прибытия и километраж всего маршрута.
Статья подготовлена
при участии экспертов бератора
«Практическая энциклопедия бухгалтера»
Документ:
Гендиру — «покататься», главбуху — «саночки возить»
(«Практическая бухгалтерия», 2021, N 4)