В связи со сложностями в бизнесе у работодателя может возникать необходимость сократить штат сотрудников. Как сделать это с соблюдением всех требований закона?
Численность или штат
Сокращения численности и штата работников входят в число оснований расторжения трудового договора по инициативе работодателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Эти процедуры похожие, но не идентичные. В случае сокращения штата из штатного расписания исключаются должности. При сокращении же численности уменьшается количество работников, занятых по ним.
Порядок изменения штатного расписания законом не урегулирован. На практике оформляют приказ в произвольной форме. Изменить штатное расписание можно двумя способами: утвердить новое либо внести поправки в старое. В первом случае издается приказ об утверждении нового без включения в него сокращаемых должностей, во втором — об исключении из него штатных единиц или должностей. Роструд рекомендовал вводить новое штатное расписание не позднее дня, с которого работники подлежат увольнению в связи с сокращением (Письмо от 29.07.2009 N 2263-6-1).
Унифицированных форм приказов о предстоящем сокращении штатов нет, но при составлении документа необходимо указать: формулировку причины сокращения и подлежащие ему должности; лиц, ответственных за вручение уведомлений о сокращении и предложение вакансий; сроки проведения; иную необходимую информацию.
Важно знать категории работников, которых нельзя уволить при сокращении (ч. 6 ст. 81, ст. 179, ч. 1, 4 ст. 261, ст. 264 ТК РФ, п. 15, 28 Постановления Пленума ВС РФ от 28.01.2014 N 1): беременные женщины; женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет; одинокие матери, воспитывающие детей-инвалидов в возрасте до 18 лет или детей в возрасте до 14 лет; лица, воспитывающие без матери детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов в возрасте до 18 лет); единственные кормильцы детей-инвалидов в возрасте до 18 лет или детей в возрасте до 3 лет в семье, где трое и более малолетних детей, если второй родитель (законный представитель) не работает; работники, которых нельзя увольнять по итогам оценки преимущественного права; лица, находящиеся на больничном или в отпуске на день увольнения (дату увольнения в таком случае необходимо перенести).
Запрет может быть установлен другими федеральными законами. Например, на основании п. 19 ст. 29 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ нельзя сокращать работника, являющегося членом избирательной комиссии с правом совещательного голоса, в период избирательной кампании и др.
Справка. Выплаты при сокращениях
При расторжении трудового договора в связи с сокращением увольняемому выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 178 ТК РФ). Ранее указанная норма предусматривала, что увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).
В настоящее время средний заработок на период трудоустройства выплачивается за второй (третий) месяц со дня увольнения либо часть указанного месяца. Таким образом, второй (третий) месяц, за который может быть выплачен средний заработок, следует отсчитывать со дня фактического увольнения.
В случае если длительность периода трудоустройства превышает один месяц, работодатель обязан выплатить средний месячный заработок за второй месяц со дня увольнения или его часть пропорционально периоду трудоустройства, приходящемуся на этот месяц (ч. 2 ст. 178 ТК РФ).
В исключительных случаях по решению органа службы занятости работодатель обязан выплатить работнику, уволенному в связи с сокращением, средний месячный заработок за третий месяц со дня увольнения или его часть пропорционально периоду трудоустройства, приходящемуся на этот месяц, при условии, что в течение 14 рабочих дней со дня увольнения работник обратился в этот орган и не был трудоустроен в течение двух месяцев со дня увольнения (ч. 3 ст. 178 ТК РФ).
В случае, предусмотренном ч. 2 ст. 178 ТК РФ, уволенный работник вправе обратиться в письменной форме к работодателю за выплатой среднего месячного заработка за период трудоустройства в срок не позднее 15 рабочих дней после окончания второго месяца со дня увольнения, а в случае, предусмотренном ч. 3 ст. 178 ТК РФ, — после принятия решения органом службы занятости населения, но не позднее 15 рабочих дней после окончания третьего месяца со дня увольнения. При обращении уволенного работника за указанными выплатами работодатель производит их не позднее 15 календарных дней со дня обращения (ч. 4 ст. 178 ТК РФ).
Таким образом, ст. 178 ТК РФ установлены сроки для обращения работника к работодателю за выплатой среднего месячного заработка на период трудоустройства за второй (третий) месяц со дня увольнения. Второй (третий) месяц, за который может быть выплачен средний заработок, отсчитывается со дня увольнения.
Кто имеет преимущественное право остаться на работе
Перечень работников, которые имеют преимущественное право остаться на работе при сокращении, законодательством не предусмотрен. Чтобы его определить, необходимо создать комиссию, которая оценит, кто имеет такое право.
Критерии оценки установлены в ст. 179 ТК РФ. Изначально преимущественное право предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией (ч. 1 ст. 179 ТК РФ). И только если эти показатели одинаковые, нужно учитывать другие критерии.
Четких критериев закон не дает. Чтобы сравнение было корректным, требуется оценить уровень знаний, умений, профессиональных навыков, опыт, а также показатели, которые характеризуют выполнение норм выработки, планов и конкретных заданий (ч. 1 ст. 195.1 ТК РФ). Такую оценку можно провести, например, на основании документов об образовании или квалификации, трудовой книжки, отчетов о выполненной работе, приказов о премировании за добросовестный труд и о дисциплинарных взысканиях. Окончательное решение принимает комиссия.
Если производительность и квалификация равны, право остаться получают: семейные — при наличии как минимум двух иждивенцев (ч. 2 ст. 179 ТК РФ); единственные кормильцы в семье (ч. 2 ст. 179 ТК РФ); лица, получившие во время работы трудовые увечья и профессиональные заболевания (ч. 2 ст. 179 ТК РФ); лица, направленные для повышения квалификации без отрыва от работы (ч. 2 ст. 179 ТК РФ); инвалиды ВОВ и боевых действий (ч. 2 ст. 179 ТК РФ); сотрудники, которым предоставлено преимущественное право остаться на работе коллективным договором (ч. 3 ст. 179 ТК РФ).
Преимущественное право может быть предоставлено отдельными федеральными законами (например, лицам, перенесшим заболевания в связи с чернобыльской катастрофой) (п. 1, 2 ч. 1 ст. 13, п. 7 ч. 1 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1) и др.
Уведомление сотрудников
Работников необходимо уведомить о предстоящем сокращении не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Для некоторых установлены иные сроки: не меньше чем за семь календарных дней — для сезонных работников (ч. 2 ст. 296 ТК РФ); не меньше чем за три календарных дня — для сотрудников, которые приняты на работу на срок до двух месяцев (ч. 2 ст. 292 ТК РФ).
Уведомление составляется в письменной форме (ч. 1 ст. 180 ТК РФ) с указанием: Ф.И.О. и должности увольняемого; причины; реквизитов приказа; предложения представить документы, подтверждающие наличие противопоказаний к определенным работам (для исполнения требования ч. 3 ст. 81 ТК РФ); предложения дать согласие на досрочное расторжение трудового договора. Если на момент вручения уведомления работодатель не провел оценку преимущественного права, в него следует включить просьбу представить документы о наличии у работника льгот и преимуществ, чтобы остаться на работе (с указанием срока представления такой информации).
Для проставления подписи об ознакомлении можно (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) либо включить в уведомление специальную графу, либо составить его в двух экземплярах, один из которых вручается сотруднику, а другой будет храниться у работодателя (на втором работник ставит подпись о получении и ознакомлении). Если работник откажется ставить подпись, необходимо составить акт в присутствии не менее двух свидетелей.
Уведомление вручается лично. Если сделать это невозможно, следует направить уведомление по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
Служба занятости и профсоюз
Уведомление о сокращении направляется в орган службы занятости в письменной форме как минимум за два месяца до увольнения. Информация предоставляется о каждом сокращаемом работнике. Указываются его должность, профессия, специальность и квалификационные требования (абз. 1 п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).
Форма уведомления законом не установлена. Роструд в Письме от 26.09.2016 N ТЗ/5624-6-1 рекомендовал использовать форму сведений о высвобождаемых работниках (Приложение 2 к Постановлению Правительства РФ от 05.02.1993 N 99), в которую по усмотрению работодателя вносятся дополнения, либо произвольную письменную форму, которая содержит все необходимые сведения о работниках.
Но следует выяснить, не установлена ли специальная форма региональным органом службы занятости (подп. 1 п. 1 ст. 7.1-1 Закона РФ N 1032-1). Если установлена, то он вправе не принять уведомление, составленное в произвольной форме.
В соответствии с ч. 1 ст. 82 ТК РФ работодатель обязан в письменной форме сообщить профсоюзу (при его наличии) о предстоящем сокращении не позднее чем за два месяца (при массовом — за три месяца). Критерии массового увольнения определяются в отраслевых и (или) территориальных соглашениях (ч. 1 ст. 82 ТК РФ).
Если планируется увольнение членов профсоюза, нужно учесть мотивированное мнение выборного органа первичной организации (ч. 2 ст. 82 ТК РФ). Запросить его желательно за месяц. Это позволит соблюсти правила ч. 5 ст. 373 ТК РФ (уволить при сокращении можно не позднее месяца со дня получения от профсоюза мотивированного мнения). Документ, содержащий мотивированное мнение, составляется в произвольной форме (в виде протокола заседания комиссии по рассмотрению обращения работодателя).
Предложение вакансий
Информация о сокращении численности работников (штата) и возможном расторжении трудовых договоров включается в общероссийскую базу вакансий «Работа в России». Работодателю необходимо зарегистрироваться в ней (п. 2 Временных правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.04.2020 N 486). Информация размещается в личном кабинете не позднее рабочего дня, следующего за днем изменения сведений, включенных в такую информацию. Перечень и форматы утверждены Минтрудом и Рострудом (п. 3 Постановления Правительства РФ N 486, п. 1 — 5 Временных правил представления информации о высвобождении).
В соответствии с ч. 3 ст. 81 ТК РФ трудовой договор расторгается только в случае, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся работу (как соответствующую его квалификации, так и нижеоплачиваемую), которую он может выполнять с учетом его состояния здоровья. Работодатель обязан предлагать все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. В других местностях они предлагаются, в случае если это предусмотрено коллективным или трудовым договором, соглашениями.
Предложение вакансий можно включить в уведомление о предстоящем расторжении договора или оформить отдельным документом. В уведомлении (в письменной форме, чтобы выполнить обязанность, предусмотренную ч. 3 ст. 81, ч. 1 ст. 180 ТК РФ) указываются: дата предложения; вакантная должность и структурное подразделение; режим работы; размер оплаты труда; срок для принятия решения и должностное лицо, которому нужно будет сообщить о принятом решении. С вакансиями работник должен быть ознакомлен под подпись, а если он отказывается, необходимо в присутствии двух свидетелей составить акт, доказывающий, что работодатель выполнил данную обязанность.
Предлагать вакансии следует вплоть до дня увольнения включительно, что подтвердит исполнение требований ч. 3 ст. 81 ТК РФ. Трудовым законодательством не урегулирован вопрос предложения работнику временных вакансий, но во избежание споров можно предлагать ему и их.
Если он согласен на перевод, нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ (форма N Т-5). Если же у работодателя нет подходящих вакансий или работник не может занимать их с учетом квалификации или здоровья, необходимо уведомить его. Уведомление составляется в произвольной форме. Уведомить об отсутствии вакансий надо в день уведомления о сокращении, а также в день увольнения, поскольку суды проверяют законность расторжения трудового договора на день увольнения. В уведомление об отсутствии вакансий надо включить графу для проставления работником подписи об ознакомлении. Либо надо оформить его в двух экземплярах: один работнику, а другой, на котором сотрудник распишется в получении и ознакомлении, работодателю. Если работник отказывается, составляется акт.
Досрочное увольнение при сокращении
В ч. 3 ст. 180 ТК РФ установлено, что работодатель вправе расторгнуть с работником трудовой договор до окончания срока, указанного в ч. 2 этой статьи ТК РФ, выплатив ему дополнительную компенсацию в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении. Иными словами, ждать истечения срока предупреждения ни работник, ни работодатель не обязаны. Они могут расстаться и раньше, но это стоит денег.
Справка. Выплаты при досрочном расторжении трудового договора
При досрочном расторжении трудового договора работник получает не только дополнительную компенсацию, но и остальные выплаты, предусмотренные ст. 178 ТК РФ, а именно выходное пособие, окончательный расчет с учетом ч. 1 ст. 140 ТК РФ и средний заработок на время трудоустройства (если будут основания). Это объясняется тем, что ТК РФ не содержит исключений, позволяющих не платить такие суммы досрочно увольняющимся работникам.
Выплата компенсации, предусмотренной ч. 3 ст. 180 ТК РФ, не лишает работника права на сохранение среднего месячного заработка на период трудоустройства, предусмотренного ст. 178 ТК РФ (Апелляционное определение Московского городского суда от 14.12.2018 по делу N 33-52628/2018). Поскольку ТК РФ не предусматривает особенностей исчисления периода трудоустройства для ст. 178 ТК РФ в случае досрочного расторжения трудового договора в соответствии с ч. 3 ст. 180 ТК РФ, второй (третий) месяц, за который может быть выплачен средний заработок на период трудоустройства, исчисляется со дня фактического увольнения.
Для досрочного расторжения необходимо получить письменное согласие работника. Требования к его форме нормативно не установлены. Оно может быть отражено, например, в уведомлении об увольнении (в специальной строке) либо в отдельном заявлении работника с просьбой о досрочном увольнении.
Отсутствие в заявлении подписи работника может стать причиной признания увольнения незаконным. В случае спора будет трудно доказать, что заявление написано им, а не другим лицом. Такое случается, когда заявление направлено по электронной почте, а не на бумажном носителе.
Согласие может быть также зафиксировано в отдельном письменном соглашении между работником и работодателем. Основание увольнения при этом не меняется. Такой способ допускается и судебной практикой (Апелляционное определение Московского городского суда от 02.09.2016 по делу N 33-30063/2016).
Справка. Налог на доходы физических лиц
По правилам п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат, связанных с увольнением работников, за исключением: суммы выплат в виде выходного пособия; среднего месячного заработка на период трудоустройства; компенсации руководителю, заместителям руководителя и главному бухгалтеру организации в части, превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка (шестикратный — в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним).
Между тем дополнительная компенсация, которая выплачивается за досрочное расторжение трудового договора, не относится к доходам в виде выходного пособия и среднего месячного заработка на период трудоустройства, освобождаемым от НДФЛ в части, не превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка (шестикратный размер — для районов Крайнего Севера). Это отдельный вид компенсаций, поэтому они не подлежат обложению НДФЛ в полном объеме на основании п. 3 ст. 217 НК РФ (Письма Минфина России от 20.03.2018 N 03-15-06/17473, от 01.04.2019 N 03-04-05/22289).
Справка. Страховые взносы во внебюджетные фонды
Не подлежат обложению страховыми взносами (в том числе и на «травматизм») все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных с увольнением работников, за исключением (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ): компенсации за неиспользованный отпуск; суммы выплат в виде выходного пособия и среднего месячного заработка на период трудоустройства в части, превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка (шестикратный размер — в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях); компенсации руководителю, заместителям руководителя и главному бухгалтеру организации в части, превышающей трехкратный размер среднего месячного заработка. Данный лимит установлен именно для выходных пособий и сумм среднего заработка на период трудоустройства, к которым не относится дополнительная компенсация в связи с досрочным увольнением. Таким образом, дополнительная компенсация при сокращении не облагается страховыми взносами на ОПС, ОМС, временную нетрудоспособность и материнство, а также «травматизм» в размере, установленном ст. 180 ТК РФ (Письмо ФНС России от 21.08.2017 N БС-4-11/16545@ «По вопросу обложения НДФЛ и страховыми взносами дополнительной компенсации» (вместе с Письмом Минфина России от 31.07.2017 N 03-04-07/48592)).
Если была выплачена предусмотренная законодательством компенсация, не связанная с досрочным увольнением и не относящаяся к выходным пособиям, то она также не облагается страховыми взносами (Постановление Восемнадцатого ААС от 14.08.2019 N 18АП-10053/2019 по делу N А76-43835/2018).
Как рассчитать дополнительную компенсацию
Выходное пособие выплачивается работнику в день окончания трудового договора. Дополнительную компенсацию нужно выплатить также в день увольнения вместе с окончательным расчетом (ч. 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 140 ТК РФ).
Дополнительную компенсацию рассчитывают следующим образом. Необходимо определить средний заработок, так же как и для выходного пособия, с учетом ч. 1 ст. 139 ТК РФ. Выплатить такой заработок необходимо за рабочие дни (часы — если у работника суммированный учет рабочего времени) в периоде от даты, следующей за днем досрочного увольнения, до ранее запланированной даты увольнения с учетом срока предупреждения об увольнении (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).
Л. Фомина
Документ:
Сокращенные штаты. Как правильно уменьшить численность работников
(Фомина Л.) («Финансовая газета», 2021, N 14)