В период очередного кризиса (компании ли, страны ли), когда работодателям не хватает средств на материальное стимулирование, становится актуальным вопрос применения мер нематериального поощрения.
Да и в сытую пору не стоит такими мерами пренебрегать. Многие из них показывают свою эффективность.
На нашем сайте мы неоднократно проводили онлайн-опросы среди посетителей, спрашивали, мотивируют ли их различные нематериальные меры поощрения. Проводили анонимные анкетирования и на наших семинарах, на предприятиях. Опросы показывают, что меры поощрения мотивируют более чем половину работников (результаты разные у разных категорий работников, в разных отраслях, но в целом больше половины показывали, что нематериальные меры поощрения для них значимы).
Кому-то они просто нравятся «для души». А для кого-то важно их отражение в трудовой книжке или сохранение копии приказа о поощрении для того, чтобы в дальнейшем при трудоустройстве к другим работодателям «козырять» этими заслугами.
Применяя нематериальные меры поощрения, важно учитывать некоторые требования законодательства. Об этом мы сегодня поговорим.
Какие меры нематериального поощрения бывают и какие из них обязательно отражать в ПВТР?
Статья 191 Трудового кодекса РФ говорит нам:
«Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии).
Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам».
То есть объявление благодарности, награждение грамотой, представление к званию лучшего по профессии (и другие меры, названные в ст. 191 ТК РФ) можно не вносить в правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и коллективный договор? Главное — внести «другие виды поощрений»? А если другие меры поощрения мы не применяем, то перечень мер поощрения из ст. 191 ТК РФ вообще можно нигде не отражать в документах работодателя?
Заглянем в другую статью Кодекса — в ст. 189 ТК РФ:
«Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя».
То есть применяемые к работникам меры поощрения в ПВТР указывать в любом случае надо. Если в ПВТР никакие меры поощрения не перечислены, то наверняка это вызовет нарекания при проверке Гострудинспекции, в судебной практике много тому подтверждений.
Если вы применяете «другие виды поощрения», а не только названные в ТК РФ, то их тоже следует внести в ПВТР, например присвоение почетных званий «лучший работник месяца», «лучший работник года», «заслуженный работник организации», вручение памятного знака, размещение сведений о работнике на доске почета или в книге почета, вручение благодарственного письма и др.
Если проверяющий из ГИТ обнаружит у вас фактическое применение мер поощрения, не описанных в ПВТР, например установку переходящего настольного знака отличия (флага или иного символа), и выскажет по этому поводу претензии (сталкивались с таким случаем), защитой вам может стать то, что закон не дает понятия «меры поощрения». Ссылайтесь на то, что это у вас не мера поощрения, а способ мотивации. Закон не обязывает способы мотивации описывать в ПВТР Формально мы с вами понимаем, что мера поощрения применяется за уже сделанную работником работу, за уже достигнутый результат, а методы (способы) мотивации могут стимулировать работников в будущем достигнуть результата. Да и по другим моментам данные понятия отличаются. Но юридического определения меры поощрения все же нет. А это позволяет оспаривать отнесение того или иного «облагодетельствования» работника именно к мерам поощрения.
Работодатели применяют разные методы нематериальной мотивации работников, например заботятся об их здоровье (подвозят чистую воду правильной минерализации, устанавливают очистители и ионизаторы воздуха), организуют походы в спортзалы, выезды на турбазы, предоставляют работникам хорошие места для парковки, приглашают на заседания руководства, выделяют отдельный кабинет и более удобный стол или кресло, более дорогое и качественное оснащение или оборудование для рабочего места и т.д. Все эти методы не спешат записывать в ПВТР, не приравнивают к традиционным классическим мерам поощрения, которые с советских времен применялись и заносились в трудовые книжки.
Меры поощрения должны быть разнообразны, справедливы и соразмерны.
Важно установить в ПВТР, за что применяются те или иные меры поощрения. Напомним, что согласно ст. 191 ТК РФ основанием для применения мер поощрения является добросовестное исполнение работниками своих трудовых обязанностей. Более конкретные основания для применения тех или иных мер поощрения устанавливает работодатель. Сформулируйте четкие основания применения мер поощрения. В дальнейшем им нужно будет следовать. Раздача мер поощрения не за достижения, а по настроению директора обесценит их.
Если у работодателя возникнет необходимость дополнить перечень мер поощрения в ПВТР или перечень оснований для их применения, то нужно будет внести изменения в ПВТР. Это несложно, порядок внесения изменений обычно аналогичен порядку принятия данного документа. Читайте об этом нашу публикацию «Внесение изменений в правила внутреннего трудового распорядка» (журнал «Кадровик-практик», 2021, N 4).
В коллективном договоре необязательно дублировать меры поощрения, если они предусмотрены ПВТР. Такого требования закона нет.
Порядок применения мер поощрения где должен быть прописан и какой?
Трудовой кодекс РФ не установил порядок применения мер поощрения и не указал, в каком конкретно документе такой порядок установить. Из ст. 189 ТК РФ следует, что данный порядок может быть описан в ПВТР:
«Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий… применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя».
Также процедурные вопросы нередко описываются в инструкции по кадровому делопроизводству, утверждаемой работодателем для себя.
Поскольку законом порядок применения мер поощрения не установлен, работодатель может его установить сам.
Устанавливая на локальном уровне порядок поощрения работников, вы можете ориентироваться на нашу примерную пошаговую процедуру применения мер поощрения к работникам.
- Возникновение основания для поощрения работника.
- Определение меры поощрения, которую надлежит применить.
- Подача письменного представления о поощрении работника уполномоченным лицом.
- Регистрация представления в установленном у работодателя порядке.
- Издание приказа (распоряжения) о поощрении работника.
- Регистрация приказа (распоряжения) о поощрении работника в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов.
- Ознакомление под роспись поощряемого работника с изданным приказом (распоряжением).
- Поощрение работника.
- Занесение в трудовую книжку сведений о применении меры поощрения в случае, когда вид поощрения это допускает, а бумажная трудовая книжка работнику ведется.
- Занесение сведений о поощрении в личную карточку работника, если таковая ведется.
Если работнику не ведется трудовая книжка (куда обычно вносятся сведения о мерах поощрения), ему может быть предложено получить копию приказа о поощрении. Такая копия может пригодиться работнику при трудоустройстве к другому работодателю в будущем, чтобы подтвердить свои заслуги. А может просто храниться в семье работника для воспитания детей.
Копия приказа выдается на основании письменного заявления работника (ст. 62 ТК РФ).
Будьте осторожны с доской почета и распространением информации о лучших работниках в коллективе. Возможен штраф!
Размещение фотографии работника на доске почета либо просто сведений о нем (с фамилией, именем, отчеством) считается одним из весьма эффективных методов мотивации. Многим работникам льстит это, некоторым стыдно не оказаться в числе лучших. Но справедливости ради отметим, что некоторые и не любят такие варианты поощрения. Тем не менее в наши дни доски почета можно нередко встретить в современных компаниях. Работодателям, использующим доски почета, нужно быть готовыми к дополнительным сложностям.
При использовании доски почета важно не нарушить требования Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ).
Фотография относится к биометрическим персональным данным, ее использование для размещения на доске почета организации допустимо только при наличии письменного согласия работника (ч. 1 ст. 11 Закона N 152-ФЗ).
Доска почета обычно является источником персональных данных, доступ к которому имеет неограниченный круг лиц. Для таких случаев п. 1 ст. 10.1 Закона N 152-ФЗ установлена необходимость получения отдельного согласия на распространение персональных данных.
Подробнее об этом мы писали в публикации «Доска почета и персональные данные: что важно учесть?», доступной в большой справочной базе для подписчиков журнала «Кадровик-практик».
Предоставление удобного графика работы. Варианты
Предоставление удобного графика работы нельзя назвать мерой поощрения в том классическом смысле, который предполагается в ст. 191 ТК РФ. Однако эта мера, несомненно, может позволить мотивировать и удержать работника.
Многие программисты и работники пера, например, являются «совами», поздно ложатся спать и поздно просыпаются. Для них вставать в 6 утра и ехать на работу — не просто пытка, это еще и значительное понижение эффективности работы.
Для некоторых работников неудобен рабочий день, начинающийся в 8 утра или заканчивающийся в 18.00, потому что они не успевают отвести или забрать ребенка из садика. Кто-то хочет начинать и заканчивать рабочий день раньше, чтобы вечером водить сына в секцию.
Чтобы удержать работника, ему можно предложить удобный график работы. Можно сместить начало и окончание рабочего дня, можно уменьшить продолжительность обеденного перерыва до получаса либо наоборот увеличить его, чтобы работник успел сбегать забрать дочку-первоклашку из школы и отвести ее домой. Можно установить гибкое рабочее время, при котором работник обязан находиться на работе только в фиксированные промежутки времени (например, с 10.00 до 12.00 и с 14.00 до 16.00), а остальные часы работы в течение дня определяет сам: или пораньше придет, с утра поработает подольше, или придет только к 10 утра, но вечером поработает подольше. Главное, чтобы свои 8 часов в день он отработал. Кто-то из ценных работников может попросить установить ему неполное рабочее время, например, с 7-часовым рабочим днем.
Можно выслушать работника, которого необходимо удержать, и установить удобный ему график работы.
Как это сделать юридически грамотно?
Условие о режиме рабочего времени и времени отдыха, если для данного работника этот режим отличается от общих правил, действующих у данного работодателя, должно обязательно быть указано в трудовом договоре с работником (ст. 57, ст. 100 ТК РФ).
Соответственно, новый режим работы должен быть описан в трудовом договоре. Изменения в трудовой договор в данном случае следует вносить по соглашению сторон. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).
Примерная пошаговая инструкция для изменения условий трудового договора будет следующая.
- Подписание сторонами соглашения к трудовому договору.
- Регистрация соглашения в установленном у работодателя порядке, например, в соответствующем журнале регистрации.
- Издание приказа об изменении определенных сторонами условий трудового договора (или приказа об изменении режима работы работнику), если издание такого приказа предусмотрено у работодателя (закон не обязывает его издавать).
- Регистрация приказа в установленном у работодателя порядке, например, в соответствующем журнале регистрации приказов.
- Ознакомление работника с данным приказом под роспись.
Предоставление возможности полностью или частично работать удаленно, на дому
Ценного работника может удержать и возможность часть работы (или всю) выполнять не на территории работодателя, а удаленно. Это решение может быть не только удобно работнику, оно может позволить ему экономить на проезде. Может даже позволить высыпаться и более эффективно работать.
Закон допускает такое решение.
Для нашего случая могут подойти такие варианты дистанционной работы (ст. 312.1 ТК РФ):
— дистанционная работа на постоянной основе;
— временная дистанционная работа (на срок до 6 месяцев);
— смешанная работа (чередование периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте).
Переход на новый формат отношений повлечет необходимость внести изменения в трудовой договор с работником. В данном случае это обязательно. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме (ст. 72 ТК РФ). Процедура внесения изменений будет аналогична той, которую мы привели выше для случая изменения режима рабочего времени.
Обратите внимание, что временное введение дистанционной работы закон позволяет делать на ограниченный срок — до 6 месяцев. Если нужно будет предоставить работнику возможность работать дистанционно на более долгий срок (но не постоянно), то необходимо будет через 6 месяцев выводить работника на очную форму работы на какое-то количество дней и потом вновь заключать соглашение о временном переходе на «дистант». Также вариантом решения будет установление смешанного формата работы, при котором работник почти весь месяц трудится удаленно, но в какие-то рабочие дни приходит работать в офис.
Некоторые виды работ могут выполняться не дистанционно, а как надомная работа (глава 49 ТК РФ). Для перехода на надомный труд тоже необходимо будет подписать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору.
Предоставление права выбора удобного времени отпусков
Закон устанавливает категории работников, которые имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное время (несовершеннолетние, многодетные и др.). Работодатели нередко фактически расширяют круг льготников. Например, при составлении графика отпусков, на стадии сбора пожеланий работников о времени предоставления отпусков, пожелания ценных работников учитываются полностью. А после этого распределяется время предоставления отпусков «нельготникам».
Но устанавливать в локальном нормативном акте дополнительную льготу для Иванова, Петрова, Сидорова не рекомендуем. Во-первых, локальные нормативные акты регулируют вопросы отношений с работниками в целом, а не с конкретными людьми. Во-вторых, с локальными нормативными актами работников знакомят под роспись. Увидев льготы для конкретных коллег, остальные могут отнестись к этому без понимания, сочтут за дискриминацию себя любимых, могут начать жаловаться. А это все нам не нужно.
Индивидуальные отношения с конкретными работниками могут регулироваться договорами и соглашениями с данными работниками.
Та же история с отпусками без сохранения заработной платы. Статья 128 ТК РФ определяет, каким категориям работников такие отпуска должны бесспорно предоставляться по их заявлению и какой продолжительности. Работодатель же может и ценным работникам предоставить возможность брать отпуска за свой счет на определенное количество дней в году. Безотказность работодателя иногда обещается в устной беседе, иногда стороны прописывают согласованные договоренности в дополнительном соглашении к трудовому договору. Последний вариант, разумеется, корректен с юридической точки зрения.
Предоставление дополнительных выходных дней с сохранением зарплаты — дней религиозных праздников, дня рождения, 1 сентября и др.
Нельзя сказать, что это в полной мере нематериальный стимулятор, но во многих компаниях его применение может не увеличить затраты работодателя.
Если ваш ценный работник — верующий, то он будет благодарен, если в какой-то день, когда отмечается религиозный праздник, ему будет предоставляться выходной день (или несколько дней в году).
Если работник, которого надо удержать от увольнения и отблагодарить за хорошую работу, является родителем школьников, то он порадуется выходному дню 1 сентября.
Наверняка любой работник будет рад получить оплачиваемый выходной на свой день рождения.
Спросите работников, в какие дни года они хотят получать выходной день (дни) с сохранением заработной платы.
Если вы решите установить единое общее правило для всех (например, выходной день с сохранением зарплаты в день рождения), то установить это можно в ПВТР. Обычно изменения в ПВТР вносятся в том же порядке, который действует для их принятия. Подробнее об этом читайте в нашей публикации «Внесение изменений в правила внутреннего трудового распорядка» (журнал «Кадровик-практик», 2021, N 4).
Если право на дополнительный выходной день планируется предоставить конкретному работнику, то отразить это надо в трудовом договоре, т.е. необходимо заключить с работником соглашение о внесении изменений в трудовой договор.
Изменение наименования должности работника на более актуальный для работника вариант
В маленьких компаниях руководству может быть непринципиально, как называется должность, занимаемая работником. А вот работнику может быть нужнее (для резюме) или приятнее, чтобы его называли не «менеджер», а «руководитель проектов», не «юрист», а «заместитель директора по правовым вопросам», не «системный администратор» (совмещающий обязанности программиста), а «программист» и т.д.
Пообщайтесь с работником, узнайте, какое название ему нужно.
Процедура переименования должности длинновата, но не сложна. Она потребует:
— внесения изменений в штатное расписание (см. нашу публикацию «Внесение изменений в штатное расписание: как правильно?» в настоящем номере журнала «Кадровик-практик»);
— внесения изменений в трудовой договор с работником (путем подписания дополнительного соглашения к нему);
— внесения соответствующей записи в трудовую книжку, если она ведется;
— сдачи отчета СЗВ-ТД в ПФР по кадровому мероприятию «перевод» (см. нашу публикацию «Незначительное переименование должности — отражать ли в СЗВ-ТД?» (журнал «Кадровик-практик», 2021, N 10)).
Украшение для резюме — видимый карьерный рост, и его можно «изобразить»
Для многих работников важно, чтобы был виден их карьерный рост. Чтобы заглянул в трудовую книжку (или СТД-Р) и сразу увидел, что в 2020 году он пришел на должность помощника специалиста, потом в 2021 году перешел на специалиста, затем в 2022 году был переведен на ведущего специалиста и т.д.
А для директора это — лишняя маета с документами. Он принимает всех на должность «специалиста по…» и по 10 лет они в одной поре и работают.
Рабочему может быть актуально, чтобы из документов следовало, как у него растут разряды. Но директор небольшой компании о разрядах может даже не вспоминать.
Когда же над компанией сгущаются тучи, для привлечения и сохранения хороших работников наступает пора задуматься над внедрением разрядов, категорий, введением приставок «младших» и «старших», «ведущих» и «главных» специалистов.
В этой связи может быть необходимо ввести аттестацию работников, внести изменения в штатное расписание и трудовые договоры (изменение наименования должностей), обеспечить своевременное оформление переводов на последующие должности.
Зная, что впереди еще 1 — 2 — 3 ступеньки роста, которые можно «накопить» в резюме, возможно, какие-то работники предпочтут не увольняться и не искать большей зарплаты прямо сейчас, а решат остаться до конца обещанного карьерного пути, ведь записи в трудовой книжке (СТД-Р, резюме), демонстрирующие карьерный рост работника, могут в будущем сослужить ему добрую службу в конкурентной борьбе за хорошие рабочие места. А пока хорошие работники потрудятся, у работодателя и дела могут наладиться.
Предоставление возможности учиться, развиваться, повышать свою квалификацию
Поскольку сегодня мы говорим о нематериальных незатратных для работодателя методах, то отставим в сторону платные курсы и семинары. В наши дни проводится немало бесплатных курсов и вебинаров, но на них у работников зачастую просто нет времени. Бывает, что нет времени даже отследить их, найти. Если работодатель начнет позволять работникам обучаться в рабочее время (с сохранением зарплаты, разумеется), наверняка это будет принято работниками, желающими развития, с воодушевлением.
Для обучения работники могут также временно направляться, например, в другой филиал, где работают более опытные коллеги по той же специальности — для перенятия опыта.
Если работодатель сам может организовать сертификацию работников, это тоже плюс.
Программисты, веб-мастера, СЕО-менеджеры и прочие мастера цифрового труда нередко и сами не прочь заплатить за обучение на каком-то курсе, да только вот идти он может в рабочее время. Хорошо, если работодатель пойдет навстречу такому работнику и позволит ему учиться в рабочее время, сохраняя зарплату.
Кадровые перестановки и трудовые перетасовки
Удержать ценного работника также можно, создав ему благоприятную рабочую обстановку, избавив от особо нелюбимого вида работы или поручив ту работу, которую он давно хотел.
Если молодой энергичный специалист трудится у вас в отделе, где сидят одни пенсионеры и по ходу работы обсуждают радикулит и рассаду, то, возможно, имеет смысл предложить ему другую должность в другом отделе, где ему не будет отчаянно тоскливо, где он сможет развиваться и быть эффективным, где ему будет нравиться атмосфера.
Перевод в другой отдел может быть как временный, так и постоянный. При переводе с работником подписывается соглашение об изменении условий трудового договора.
Если должность работника не изменяется, а изменяется только отдел, при этом отдел и не был указан в его трудовом договоре, то проводится перемещение, а не перевод. При перемещении соглашение к трудовому договору не подписывается, поскольку перемещение производится именно в случае, когда условия трудового договора не изменяются.
Примерные пошаговые процедуры переводов и перемещения вы можете посмотреть в доступной вам справочной базе по кадровому делопроизводству на нашем сайте.
Результативным может стать и перевод из отдела с ценным сотрудником другого работника, который мешает работать эффективно, либо его увольнение.
Работа вашего ценного специалиста может состоять из самых разных трудовых обязанностей, в том числе тех, которые ему изрядно надоели. Например, в какой-то компании может оказаться так, что на юрисконсульта «повесили» отчетность в органы статистики или службу занятости. Эти обязанности можно снять с юрисконсульта и передать другому работнику.
А какой-то вид работы ваш сотрудник мог наоборот давно хотеть выполнять. Например, консультант отдела сервиса хотел бы параллельно заниматься и поиском новых клиентов, чтобы зарабатывать также процент с продаж. Это можно выяснить и, возможно, поручить ему новый вид работы дополнительно.
Бывает весьма полезно в небольших компаниях периодически опрашивать работников и предлагать им поменяться какими-то отдельными видами работы. Помимо того, что это может быть интересно самим работникам, польза будет и работодателю — когда кто-то заболеет или уволится, его без труда подменят те, кто в былые годы уже освоил его работу.
Изменение спектра обязанностей отражается в документах по-разному.
Если какие-то обязанности были оговорены в трудовом договоре, а теперь с работника они снимаются, то следует вносить изменения в трудовой договор, т.е. подписывать дополнительное соглашение к нему. Если при этом поручаются новые обязанности, то они указываются в соглашении. При изменении объема и сложности работы могут изменяться условия оплаты труда. Важно при этом согласовать их со штатным расписанием.
Новые трудовые обязанности могут быть поручены работнику и как «дополнительная работа» в порядке совмещения должностей, расширения зон обслуживания, увеличения объема работы или иначе — согласно ст. 60.2 ТК РФ «с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату».
С работником подписывают соглашение, в котором определяют срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем, условия оплаты дополнительной работы. Это не дополнительное соглашение к трудовому договору, а самостоятельное соглашение. Напомним, что работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.
Также дополнительная работа может предлагаться работнику по совместительству. Это потребует заключения отдельного (второго) трудового договора на новую должность.
С.В. Ливена
Главный редактор журнала
«Кадровик-практик»,
юрист
по трудовому праву
Документ: