Сведения из формы СЗВ-М выдавайте работникам по их запросам, а также при увольнении.
По запросу сведения из СЗВ-М предоставьте в течение пяти календарных дней в виде заверенных выписок за те месяцы, за которые попросил работник.
В выписки не включайте других ваших работников, иначе вы разгласите их персональные данные.
При увольнении заполните для работника форму СЗВ-М так же, как для ПФР, с той лишь разницей, что сведения о других работниках в нее включать не нужно. Форму вручите работнику в день увольнения.
- Как составить выписку из отчета СЗВ-М по запросу работника
Утвержденной формы и порядка оформления выписки из отчета по форме СЗВ-М нет. Поэтому вы можете составить ее в произвольной форме, отразив в ней данные из отчета СЗВ-М по конкретному сотруднику, который запрашивает выписку.
Удобнее взять за основу утвержденную форму СЗВ-М, по которой вы отчитались в ПФР. Для этого:
- удалите из формы СЗВ-М ссылку на утвердившее ее Постановление Правления ПФР, а также обозначение «Форма СЗВ-М», поскольку ваш документ — это не утвержденная форма, а выписка из него. Название документа «Сведения о застрахованных лицах» переделайте на «Выписка из сведений о застрахованных лицах»;
- информацию из разд. 1 — 3 формы СЗВ-М не меняйте. Оставьте ее в том виде, в котором отправляли в ПФР;
- из разд. 4 формы СЗВ-М возьмите информацию только о том работнике, который запросил выписку. Информацию о других сотрудниках в выписку не включайте, иначе вы разгласите их персональные данные, а за это предусмотрена ответственность (п. 8 ст. 6 Закона о персонифицированном учете, п. 1 ст. 3, ст. ст. 7, 24 Закона о персональных данных, Письмо ГУ — ОПФР по гг. Москве и МО от 03.04.2018 N В-4510-08/7361);
- дату, наименование должности руководителя и его Ф.И.О., которые были в отчете по форме СЗВ-М, направленном в ПФР, в выписке не меняйте.
Выписку нужно заверить. Это может сделать руководитель вашей организации (ИП-работодатель) или другое уполномоченное лицо (п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. п. 1, 5 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X).
Заверяйте выписку в том же порядке, что и копию документа: укажите слово «Верно», поставьте подпись с расшифровкой, укажите наименование должности лица, которое заверило выписку, дату заверения и место, где хранится подлинник документа (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Можно ли оформить «сводную» выписку из отчета по форме СЗВ-М сразу за несколько месяцев
Рекомендуем за каждый месяц делать отдельную выписку.
Оформлять «сводную» выписку (то есть сразу за несколько месяцев) прямо не запрещено. Однако из буквального прочтения п. 4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете следует, что вы должны предоставить работнику копию сведений по форме СЗВ-М.
Целиком копию вы предоставить не можете, так как в ней будут персональные данные других работников. Вы должны предоставить выписку (Письмо ГУ — ОПФР по г. Москве и МО от 03.04.2018 N В-4510-08/7361). При этом выпиской считается копия части документа, заверенная в установленном порядке (п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Отчет по форме СЗВ-М составляется отдельно на каждый месяц (п. 2.2 ст. 11 Закона о персонифицированном учете). Значит, и выписка из него (то есть копия части документа) тоже должна быть отдельной за каждый месяц.
- Как оформить для работника сведения из отчета СЗВ-М при его увольнении
Сведения увольняемому работнику нужно выдать по утвержденной форме СЗВ-М. Такой вывод можно сделать из п. 4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, из которого следует, что в случае увольнения работнику нужно выдать именно сведения, предусмотренные п. 2.2 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, а не их копию или выписку.
Кроме того, сведения по форме СЗВ-М вы должны оформить за отчетный месяц, то есть за месяц, в котором увольняется работник. Это следует из п. п. 2.2, 4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете. Но, поскольку сведения за этот месяц в ПФР вы еще не подавали, выписку формально сделать нельзя, ведь выписка — это часть копии документа, а документ пока не составлен (п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Однако на практике форму СЗВ-М для увольняющегося работника часто называют выпиской, поскольку в ней указывают только одного работника, а не всех.
Специального порядка заполнения формы СЗВ-М, которую нужно вручить увольняющемуся работнику, нет.
Заполняйте ее в том же порядке, что и обычный отчет СЗВ-М, который сдаете в ПФР. При этом:
- в разд. 2 «Отчетный период календарного года» укажите номер месяца увольнения работника и год. Например: «10» и «2021», если работник увольняется в октябре 2021 г. (п. п. 10, 11 Порядка заполнения формы СЗВ-М);
- в разд. 3 «Тип формы (код)» укажите «Исходная» (п. п. 12, 13 Порядка заполнения формы СЗВ-М);
- в разд. 4 «Сведения о застрахованных лицах» укажите данные о том работнике, который увольняется (п. п. 14 — 19 Порядка заполнения формы СЗВ-М).
Сведений по другим физлицам в этом разделе быть не должно, иначе вы разгласите их персональные данные, а за это предусмотрена ответственность (п. 8 ст. 6 Закона о персонифицированном учете, п. 1 ст. 3, ст. ст. 7, 24 Закона о персональных данных, Письмо ГУ — ОПФР по г. Москве и МО от 03.04.2018 N В-4510-08/7361).
В аналогичном порядке оформляйте форму СЗВ-М в случае окончания действия с физлицом договора ГПХ, на выплаты по которому вы должны были начислять страховые взносы на ОПС (п. п. 2.2, 4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).
- Как выдать работнику сведения из отчета СЗВ-М
Выписку из отчета по форме СЗВ-М по запросу сотрудника выдайте в течение пяти календарных дней со дня его обращения (п. п. 2.2, 4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).
Как именно передать такую выписку, Закон о персонифицированном учете не определяет. Полагаем, что способ передачи вы можете выбрать сами, главное, чтобы у вас были доказательства вручения выписки.
Например, если передаете лично, то пусть работник сделает расписку о получении на втором экземпляре выписки.
При увольнении работника выдать форму СЗВ-М нужно в день увольнения, а если у вас был с физлицом договор ГПХ, на выплаты по которому вы должны были начислять страховые взносы на ОПС, — в день прекращения такого договора (п. п. 2.2, 4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).
Порядок передачи формы Законом о персонифицированном учете в этом случае также не предусмотрен.
При увольнении работника форму, как правило, вручают ему лично вместе с пакетом других документов, которые нужно выдать при увольнении.
Если работник в день увольнения отсутствует, направьте ему уведомление, чтобы он явился за формой СЗВ-М или согласился на ее отправку почтой.
При окончании действия договора ГПХ форму СЗВ-М также выдайте физлицу лично вместе с другими сведениями о застрахованном лице, предусмотренными п. п. 2, 2.1, 2.3 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, или передайте другим способом, который позволит доказать вручение (п. 4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).