Методрекомендации содержат требования к хранению и уничтожению электронных документов и др. Их могут использовать медорганизации, которые приняли решение о полном или частичном переходе на ведение документов в электронной форме без дублирования на бумаге.
Сроки перехода определяют исходя из технической готовности.
По письменному заявлению пациента (его законного представителя) меддокументацию, которую ведут в электронной форме, дублируют на бумаге.
При переходе на электронный документооборот, в частности, рекомендуют:
— принять локальный акт руководителя медорганизации. В нем кроме основных требований можно определить, например, правила идентификации (нумерации), регистрации и учета электронных документов в информационной системе организации;
— обеспечить медицинских и иных уполномоченных работников квалифицированными сертификатами ключей проверки ЭП;
— обучить персонал работе с информационными системами, в которых формируют электронные документы.
Документы с подписью пациента, в т.ч. согласие и заявление, рекомендуют хранить на бумаге с одновременным переводом в электронную форму с соблюдением требований.
Записи в электронных журналах учета доступа к электронным документам хранят не менее 5 лет с даты последнего доступа авторизованного пользователя к этому документу.
Документы с истекшим сроком хранения уничтожают по итогам экспертизы ценности физически или программно-техническими средствами.
Для поэтапного перехода на электронный документооборот приводится типовой план мероприятий.
Документ: Письмо Минздрава России от 10.08.2021 N 18-5/1495