Кредиторскую задолженность перед перевозчиком отражайте на счете 302 22. Сделайте это только после оказания услуг перевозки. Данный факт подтвердит посадочный талон. Сумму задолженности определите по распечатке маршрут/квитанции.
Если в стоимость билета входят услуги бронирования, отдельно их не отражайте.
Полагаем, одновременно с задолженностью нужно признать в учете затраты на счете 109 00 или 401 20. Если выплатили аванс, его надо отразить на счете 206 22.
Подтверждающие документы сотрудник прилагает к отчету о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) или к авансовому отчету (ф. 0504505). Их можно не перекладывать в папку документов к журналу операций расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Счет 208 00 не используйте. На нем отражают выдачу под отчет денег или денежных документов. В данном случае договор заключаете от имени учреждения и оплачиваете в безналичной форме. В качестве денежного документа электронный билет учитывать не нужно.
Документ: Письмо Минфина России от 23.07.2021 N 02-06-10/59025