Минцифры вынесло на публичное обсуждение несколько проектов подзаконных актов. Они нужны, чтобы с 2022 года заработали важные новшества о подписании электронных документов от имени компаний с приложением доверенностей. Рассмотрим некоторые положения проектов.
Суть новшеств
Кратко напомним: с нового года представители компаний, которые не вправе действовать от их имени без доверенности, смогут заверять служебные документы только личными квалифицированными электронными подписями с приложением специальных доверенностей. На уровне закона определили лишь основные требования к этим доверенностям. Более подробные правила поручили установить правительству и Минцифры. Последнее разработало проекты таких правил.
Форма доверенности
Доверенность будут создавать в формате XML и заверять ее квалифицированной электронной подписью в формате XMLDSIG или в формате, который Минцифры утвердило в сентябре 2020 года.
Доверенность должна содержать ряд составляющих. Среди них следующие:
- наименование документа;
- сведения о доверителе;
- информация о представителе и перечень его полномочий;
- дата оформления доверенности и ее номер;
- срок ее действия (при наличии).
Представление доверенности
По общему правилу закона доверенность нужно будет включить в пакет электронных документов, которые, например, работник заверил личной подписью. В проекте порядка представления доверенности указано: каждый раз этого делать не нужно в следующих случаях:
- компания взаимодействует с контрагентом в электронной форме на основании соглашения об однократной передаче доверенности в специальную систему головного удостоверяющего центра (УЦ);
- компания взаимодействует с федеральными органами исполнительной власти на основании документа о полномочиях, который получили из той же системы.
Если доверенность передать вместе с электронным документом, в нем потребуют указать ее номер.
Представить доверенность можно будет несколькими способами, например:
- через систему головного УЦ;
- аккредитованный УЦ;
- аккредитованную доверенную третью сторону.
Если воспользоваться, в частности, одним из этих 3 способов, в электронном документе нужно будет отразить не только номер доверенности, но и сведения о системе ее хранения.
Хранение, использование и отмена доверенности
Доверенность разрешат хранить в системе одного из следующих лиц:
- представителя компании, который вправе действовать от ее имени без доверенности;
- получателя электронного документа;
- третьего лица (оператора системы головного УЦ, аккредитованного УЦ и т.д.).
По проекту использование доверенности может включать:
- ее получение в пакете с электронным документом или из системы третьего лица;
- прием от хранителя доверенности результата проверки ее действия на момент подписания электронного документа;
- проверку полномочий представителя, которого указали в доверенности;
- проверку квалифицированной электронной подписи доверителя.
Сформировать заявление об отмене доверенности нужно будет в системе хранителя или в другой системе. Если доверенность находится, например, в системе лица, которому передали электронный документ, заявление разрешат направить хранителю напрямую или через оператора электронного документооборота.
Документы: Проект приказа Минцифры России (о форме доверенности)
Проект постановления Правительства РФ (о представлении доверенности)
Проект постановления Правительства РФ (о хранении, использовании и отмене доверенности)