Планируют разрешить работодателям создавать, использовать и хранить электронные документы без дублирования их на бумаге. Подробнее о проекте читайте в обзоре.
Какие документы вести в электронном виде
Разрешат перевести в электронный формат документы, которые сейчас оформляют на бумаге или с которыми письменно ознакомляют работников, в том числе под подпись.
Работодатели будут использовать квалифицированную ЭП, а работники — аналогичную или неквалифицированную ЭП, чтобы:
- заключить или изменить трудовой, ученический и другие договоры;
- подписать некоторые документы, в том числе заявление об увольнении, приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении условий труда.
При приеме работник сможет предъявить свои документы в электронном виде. Ознакомить его с ПВТР и другими локальными нормативными актами также можно будет в электронной форме.
Изменения не коснутся трудовых книжек и электронных сведений о трудовой деятельности.
Как вводить новшество
Решение перейти на электронный документооборот нужно будет закрепить в локальном нормативном акте. В нем понадобится указать среди прочего:
- какую информационную систему использует работодатель;
- с какого дня вводят электронный оборот;
- каков срок уведомления сотрудников об изменениях.
Работники будут вправе отказаться от перехода на электронные документы. Организация установит срок, в течение которого сотрудник может принять решение (он не должен превышать 1 месяц). Молчание работника будет означать согласие с новшествами.
Если от изменений откажутся менее 50% сотрудников, работодатель сможет локальным нормативным актом распространить электронный документооборот на весь коллектив.
Как сторонам взаимодействовать
Для обмена электронными документами стороны смогут использовать информационную систему работодателя или платформу «Работа в России».
Порядок ведения электронного документооборота понадобится утвердить с учетом мнения выборного органа профсоюзной первички. В нем нужно будет установить:
- сроки подписания работником документов и (или) ознакомления с ними;
- порядок направления работодателем соответствующих уведомлений;
- исключения, когда допускается оформить документы на бумаге;
- другие условия.
Расходы по ведению электронных документов, в том числе по получению работником электронной подписи, будет нести работодатель.
Большинство поправок может вступить в силу 16 ноября — сразу после окончания эксперимента.
Документ: Проект Федерального закона N 1162885-7