Если организация покупает или продает прослеживаемые товары, ей нужно перейти на электронный документооборот, указывать в документах сведения о товарной партии и сдавать новые отчеты в налоговую. Подробности в нашем обзоре.
За какими товарами будут следить
Система прослеживаемости касается только импортных товаров, которые продают в России. У каждой партии товара должен быть регистрационный номер (РНПТ), по которому можно увидеть его историю. Номер включают в различные документы: счета-фактуры, декларации и т.п.
Товары отечественного производства не включаются в систему прослеживаемости.
До 1 июля система действует в рамках эксперимента. Сейчас к прослеживаемым товарам относят холодильники, стиральные машины, детские коляски, строительную технику, мониторы и др.
К 1 июля появится список товаров для обязательной прослеживаемости (см. проект). Скорее всего, в него войдут те же позиции, которые участвуют в эксперименте (кроме электронных интегральных схем и их частей).
В будущем систему могут распространить на все импортные товары.
В чем отличия прослеживаемости от маркировки
Перечислим несколько различий двух систем:
- они охватывают разные категории товаров;
- для маркировки не имеет значения страна производства. Прослеживаются только импортные товары;
- в систему «Честный знак» нужно подавать сведения о каждой единице маркированного товара. Прослеживаемость ведется по товарным партиям;
- на маркированный товар наносят специальный штрихкод, который можно проверить (например, просканировать в приложении «Честный знак»). Прослеживаемые товары внешне ничем не отличаются от других;
- в системе маркировки участники оборота взаимодействуют с компанией ЦРПТ, в системе прослеживаемости — с ФНС.
Как оформлять документы
Электронный документооборот
Для выполнения новых требований и продавцам, и покупателям нужно вести электронный документооборот.
Счета-фактуры на прослеживаемые товары с 1 июля должны быть только в электронном виде. Исключения:
- покупка товаров физлицом (не для бизнеса) или самозанятым;
- экспорт (реэкспорт) товаров за пределы РФ;
- продажа и вывоз товара в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию.
Если продавец не платит НДС (например, применяет упрощенку), он должен составлять электронные УПД, подписывать их квалифицированной электронной подписью и передавать покупателям.
У покупателей — организаций и ИП должна быть возможность получать электронные счета-фактуры и первичку по ТКС.
Кроме того, в электронном виде нужно будет направлять в налоговую уведомления и отчеты.
НДС-документы
Обновление бланков. Чтобы отражать данные о прослеживаемых товарах, изменили форму счета-фактуры. С 1 июля нужно дополнительно указывать:
- регистрационный номер товарной партии (графа 11);
- единицу измерения товара (графы 12 и 12а) согласно постановлению о перечне прослеживаемых товаров. В проекте постановления только одна единица — штука (код по ОКЕИ 796, условное обозначение — «шт»);
- количество товара (графа 13);
- реквизиты документа об отгрузке (строка 5а).
В табличной части надо нумеровать строки. В одной строке должны быть прослеживаемые товары, у которых совпадают наименования (графа 1а), единицы измерения (графа 2а) и цены за единицу (графа 4). При этом для каждого РНПТ нужна отдельная подстрока с графами 11-13.
Счет-фактура может содержать данные как о прослеживаемых, так и непрослеживаемых товарах. Это не запрещено.
Обновили и формы декларации по НДС, журнала учета счетов-фактур, книги покупок и книги продаж.
Счета-фактуры для покупателей, которые не платят НДС. Сейчас продавец может не составлять счета-фактуры, если на это указано в письменном согласии и покупатель не платит НДС.
С 1 июля в НК РФ будет указано, что послабление не действует в отношении прослеживаемых товаров, т.е. счета-фактуры нужно будет оформлять на все сделки с организациями и ИП.
Отчеты и уведомления
Отчет об операциях. Те, кто не платит НДС, но работает с прослеживаемыми товарами, будут подавать отчет об операциях по передаче и получению товаров, которые:
- находятся в обороте;
- больше не прослеживаются (по любому основанию, кроме вывоза в страны ЕАЭС);
- снова прослеживаются (по любому основанию).
| N п/п | Когда товар перестают прослеживать | Когда товар снова нужно прослеживать |
| 1 | Товар продали физлицу (не для бизнеса) или самозанятому лицу | Физлицо или самозанятый вернули товар |
| 2 | При инвентаризации нашли недостачу | Выявили товары, которые ранее отнесли к недостаче |
| 3 | Товар передали в производство или на переработку | Остатки товаров возвратили из производства или переработки |
| 4 | Товар экспортировали или реэкспортировали | |
| 5 | Товар вывезли в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию | |
| 6 | Утилизация, обезвреживание, конфискация, захоронение, уничтожение, безвозвратная утрата из-за непреодолимой силы | |
| 7 | Товар исключили из перечня прослеживаемых | |
| 8 | Товар продали дипломатическому представительству, консульскому учреждению и т.п. |
Плательщики НДС, как правило, не должны подавать отчет об операциях, потому что налоговая может взять сведения из деклараций. Исключения:
- прослеживаемость прекратили по основаниям 2, 5, 7, 8 из таблицы выше;
- прослеживаемость возобновили по основаниям 2, 3 из таблицы выше;
- товар купили у организации или ИП, которые не платят НДС;
- товар не облагается НДС или освобожден от его уплаты.
В этих случаях плательщикам НДС все равно нужно подать отчет об операциях.
Срок подачи отчета — 25 число месяца, следующего за истекшим кварталом, т.е. первый раз его надо представить не позднее 25 октября. Утвержденных бланков пока нет, но рекомендуемые ФНС уже разослала. В них есть поля для сведений о продавце и покупателе, товаре, виде операции и периоде ее совершения, реквизитах первички и др. (см. образец).
Уведомление о ввозе. Документ надо подать в налоговую при ввозе товаров, приобретенных в Белоруссии, Казахстане, Армении или Киргизии. Срок — 5 рабочих дней с даты отгрузки. ФНС выдаст РНПТ не позднее следующего календарного дня.
Уведомление о перемещении. Его надо подать, если товар продали и вывезли в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию. Срок — 5 рабочих дней с даты отгрузки.
Уведомление об остатках. Сообщить об остатках нужно, если, к примеру:
- на 1 июля у участника оборота есть остатки прослеживаемых товаров;
- физлицо или самозанятый вернули покупку;
- товар выкуплен у физлица или самозанятого.
Срока подачи уведомления нет. Полагаем, представить его нужно до того, как товар будет выставляться на продажу. ФНС выдаст РНПТ не позднее следующего календарного дня после получения уведомления.
Как получить РНПТ
Если товар ввезли не из ЕАЭС, а таможенная процедура — выпуск для внутреннего потребления, РНПТ формирует сам импортер. Для этого нужны номер декларации на товары (номер заявления о выпуске товара до подачи декларации) и порядковый номер прослеживаемого товара в этой декларации (заявлении).
В других случаях (например, при ввозе из Белоруссии, Казахстана, Армении, Киргизии) РНПТ выдает налоговая служба в ответ на уведомление о ввозе или об остатках.
Документы: Проект постановления Правительства РФ о функционировании системы прослеживания; Проект постановления Правительства РФ о перечне прослеживаемых товаров