Вопрос: Один из руководителей бюджетного учреждения оплатил пересылку документов, которые отправлены посредством экспресс-почты. В связи с возникшей необходимостью документы (для участия в конкурсном отборе на предоставление грантов в форме субсидий из федерального бюджета) были отправлены, соответственно услуги оплачены в выходной день. Как в бухгалтерском учете отразить данные расходы? Нужно ли в данном случае заполнять авансовый отчет?
Ответ: Авансовый отчет в данной ситуации не заполняется.
Работник пишет заявление на имя руководителя и просит компенсировать его расходы на отправку документов, указывает какие документы куда (основание) и сумму.
Работодатель делает резолюцию на данном заявлении, бухгалтер оплачивает расходы работнику.
Возместите работнику затраты на пересылку документов почтой на основании документов, которые подтверждают эти расходы.
Учет расчетов с работником по указанным выплатам, по нашему мнению, следует отражать на счете 0 302 21 000 «Расчеты по прочим работам, услугам» (п. п. 254, 256 Инструкции N 157н, п. 101 Инструкции N 162н, п. 127 Инструкции N 174н, п. 130 Инструкции N 183н).
Бухгалтерский учет
Согласно п. 7 Порядка применения КОСГУ (утв. Приказом Минфина России от 29.11.2017 N 209н; далее — Порядок N 209н) возмещение (компенсация) персоналу расходов, связанных с осуществлением служебных, трудовых обязанностей, таких как расходы на компенсацию за использование личного транспорта для служебных целей и иные аналогичные расходы, отражается по соответствующим подстатьям статьи 220 «Оплата работ, услуг» КОСГУ.
Согласно п. 10.2.1 Порядка N 209н на КОСГУ 221 «Услуги связи» относятся услуги интернет-провайдеров, мобильной связи и т.д. Такое же разъяснение приведено в Письме Минфина России от 30.12.2019 N 02-05-11/103497: при наличии локального акта, устанавливающего обязанность работодателя по компенсации затрат сотрудника, связанных с использованием его личного сотового телефона в служебных целях, соответствующие расходы работодателя подлежат отражению по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» увязанному в целях бюджетного (бухгалтерского) учета с подстатьей 221 КОСГУ.
На КОСГУ 222 «Транспортные услуги» относится компенсация за использования личного автотранспорта (п. 10.2.2 Порядка N 209н).
Компенсация за использование ноутбука, телефона и других основных средств в Порядке N 209н непосредственно не поименована, но по аналогии с другими затратами должна относиться на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Согласно п. 48.1.1.2 Порядка формирования и применения КБК (утв. Приказом Минфина России от 06.06.2019 N 85н) по КВР 112 отражаются расходы государственных (муниципальных) учреждений на компенсации работникам, обусловленные их статусом в соответствии с трудовыми договорами, законодательством РФ, законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами, не включенные в фонд оплаты труда, включая компенсацию за использование личного имущества для служебных целей и другие аналогичные расходы.
Затраты на компенсации могут либо относиться к расходам текущего финансового года, либо участвовать в формировании себестоимости готовой продукции, работ, услуг. Это зависит от того, какому работнику начисляется компенсация, и от порядка учета затрат, принятого в учетной политике учреждения.
Статья: Использование личного имущества работников при дистанционной работе (Артемова И.В.) («Советник в сфере образования», 2020, N 5) {КонсультантПлюс}