Предоставьте работнице ежегодный оплачиваемый отпуск перед отпуском по беременности и родам, если она об этом попросит и у нее есть неотгулянные дни отпуска. Для этого работница пишет вам в произвольной форме заявление, и, если нужно, можете ее попросить приложить медицинскую справку о беременности. Если у вас предусмотрено, оформите приказ об отпуске (его переносе) (как обычно это делаете при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска в любое другое время). Также отразите в графике отпусков новый срок отпуска (если переносите отпуск), внесите сведения об отпуске в личную карточку.
Отпускные выплатите стандартно — не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.
- Нужно ли предоставить работнице перед отпуском по беременности и родам ежегодный отпуск не по графику отпусков
Да, как правило, нужно, если она обратилась к вам с такой просьбой.
Предоставьте ежегодный отпуск на то количество дней, о котором просит работница. Но только если эти дни она не успела использовать (как за текущий рабочий год, так и за предыдущие рабочие годы). В том числе предоставьте его, если беременная работница отработала у вас меньше шести месяцев (абз. 2 ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123, ст. 260 ТК РФ, Письмо Роструда от 18.03.2008 N 659-6-0).
Предоставлять отпуск за будущий рабочий год вы не должны, так как это не предусмотрено законом. На это указывают и суды — закон не предусматривает предоставление отпуска раньше, чем начнется рабочий год, за который он полагается, в том числе когда работник может использовать отпуск в удобное ему время (см., например, Определение Санкт-Петербургского городского суда N 33-16777/2012).
При этом под рабочим годом понимается год, отсчитываемый с даты приема работницы на работу, а не календарный год, отсчитываемый с первого января (Письмо Минтруда России от 25.10.2018 N 14-2/ООГ-8519).
Обобщим сказанное: если работница обратилась к вам с просьбой предоставить ежегодный отпуск перед декретом, но неиспользованных дней отпуска за текущий и прошлые рабочие годы у нее меньше, чем она просит, предоставьте ей отпуск на то количество дней, которые ей полагаются. Например, работница просит ежегодный отпуск на 28 календарных дней, но у нее на текущий рабочий год осталось только 14 неотгулянных календарных дней — предоставьте ей отпуск на 14 календарных дней.
- Как должно быть оформлено заявление работницы на ежегодный отпуск перед отпуском по беременности и родам
Если работница хочет воспользоваться ежегодным отпуском перед отпуском по беременности и родам, пусть напишет вам заявление в произвольной форме (нормативно установленной нет). При необходимости попросите ее приложить медицинскую справку, подтверждающую ее беременность. Это следует из абз. 2 ч. 3 ст. 122, ст. 260 ТК РФ, Письма Роструда от 18.03.2008 N 659-6-0.
Получив заявление, проверьте, чтобы работница указала в нем, в частности:
- Ф.И.О., должность, структурное подразделение (при наличии);
- дату начала отпуска и количество дней отпуска, которыми она хочет воспользоваться перед декретом. Если она указала большее количество дней отпуска, чем ей полагается на дату его подачи, предложите ей переписать заявление, обозначив в нем правильное количество дней отпуска, поскольку вы не должны предоставлять отпуск за будущий рабочий год (об этом мы говорили выше);
- дату подачи заявления;
- свою подпись.
- Как оформить приказ о предоставлении ежегодного отпуска перед отпуском по беременности и родам
Если у вас предусмотрено оформление приказов об отпусках, то оформите приказ о предоставлении работнице ежегодного оплачиваемого отпуска перед декретом, как и любой другой приказ о ежегодном отпуске. В частности, составьте приказ, например, по унифицированной форме N Т-6 или по самостоятельно разработанной вами форме, укажите в нем дату начала, окончания и количество календарных дней отпуска. Ознакомьте работницу с приказом под подпись.
Например, если используете унифицированную форму N Т-6, то в разд. «А» укажите количество календарных дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска и даты, на которые он приходится.
Как поступить, если работница просит перенести ежегодный отпуск после того, как вы оформили такой приказ, расскажем далее.
3.1. Как оформить приказ о переносе ежегодного отпуска перед декретом, если ранее был оформлен приказ на такой отпуск
Если вы ранее оформили приказ на ежегодный отпуск, а работница после этого просит изменить даты отпуска (перенести отпуск), то можете:
- либо издать в произвольной форме приказ о переносе ежегодного отпуска на другой срок, указав в нем основание переноса отпуска (заявление работницы), новую дату отпуска и количество его дней, поручения ответственным работникам (например, специалисту по кадрам внести изменения в график отпусков);
- либо в произвольной форме издать приказ об отмене ранее оформленного приказа, после чего оформить новый приказ о предоставлении работнице ежегодного отпуска.
Выберите тот способ, который вам удобен.
- Как внести изменения в график отпусков, если работнице ежегодный отпуск перед декретом предоставлен не по графику
Если отпуск предоставляете работнице не так, как запланировано графиком отпусков, советуем отразить изменения в этом графике. Так, если используете унифицированную форму N Т-7, то в графе 8 этой формы укажите, например, реквизиты приказа на отпуск, а в графе 9 — дату начала предполагаемого отпуска. Если работница отгуляет отпуск в том же календарном году, на который составлен график отпусков, то укажите фактическую дату его начала в графе 7.
Если у вас собственная форма графика отпусков, можете отразить в ней перенос отпуска аналогичным образом.
- Как указать ежегодный отпуск перед отпуском по беременности и родам в личной карточке
Сведения об отпусках отражают в разд. VIII «Отпуск» личной карточки по унифицированной форме N Т-2.
Укажите в соответствующих графах данного раздела:
- вид отпуска — ежегодный основной оплачиваемый и (или) ежегодный дополнительный оплачиваемый (в зависимости от того, какой отпуск предоставляете);
- рабочий год, за который отпуск предоставляете;
- количество календарных дней отпуска;
- дату начала и окончания отпуска;
- основание предоставления отпуска (например, отразите реквизиты приказа об отпуске).
- Есть ли особенности выплаты отпускных за ежегодный отпуск перед отпуском по беременности и родам
Нет, особенности законом не предусмотрены.
Так, отпускные вам нужно выплатить минимум за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Письма Роструда от 14.05.2020 N ПГ/20884-6-1, от 30.07.2014 N 1693-6-1).
Если же выплачиваете отпускные с нарушением этого срока, то выплатите их с учетом процентов по ст. 236 ТК РФ. Причем сделать это нужно независимо от того, виноваты вы в нарушении срока выплаты или нет. А значит, и в том случае, если работница написала заявление на отпуск менее чем за три календарных дня до его начала. О других рисках расскажем ниже.
- Риски при нарушении порядка предоставления ежегодного отпуска перед отпуском по беременности и родам
В этом случае у вас возможны, в частности, следующие риски:
- административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ — например, это возможно, если откажете работнице в ежегодном оплачиваемом отпуске перед декретом;
- административная ответственность по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ — например, если выплатите отпускные по вашей вине менее чем за три дня календарных дня до его начала.