Личный интерес. Конфликты с руководителем: как их избежать?

Когда есть понимание и доверие между главным бухгалтером и директором, работать комфортно. Вопросы решаются оперативно, все прозрачно. Если возникло недопонимание, проблема сразу обсуждается. Но, увы, такая ситуация складывается не у всех. Разберем наиболее частые причины конфликтов и поищем практические решения, как сократить конфликты до минимума и как обходить острые ситуации.

Три часто встречающиеся причины конфликтов

При­чи­на 1. Нет пол­ной об­рат­ной связи с бух­гал­те­ром.

Что ди­рек­тор знает о бух­гал­те­рии? Что там рас­кла­ды­ва­ют до­ку­мен­ты по пап­кам, опла­чи­ва­ют счета и сдают от­че­ты в на­ло­го­вую. На этом все. А сколь­ко вре­ме­ни за­ни­ма­ет эта ра­бо­та? Чем еще глав­ный бух­гал­тер и со­труд­ни­ки бух­гал­те­рии за­ня­ты це­лы­ми днями, ди­рек­тор, как пра­ви­ло, не в курсе.

Ему это в прин­ци­пе и не нужно, у него своих задач до­ста­точ­но. Но если воз­ни­ка­ет си­ту­а­ция с со­кра­ще­ни­ем штата, оп­ти­ми­за­ци­ей рас­хо­дов, бух­гал­те­рия, как об­слу­жи­ва­ю­щее под­раз­де­ле­ние, может стать пер­вой в спис­ке на со­кра­ще­ние. Ди­рек­тор уве­рен, что и мень­шим со­ста­вом можно спра­вить­ся.

Или вдруг по­яв­ля­ет­ся новый объем ра­бо­ты: от­кры­ли еще пару юри­ди­че­ских лиц, за­клю­чи­ли новый боль­шой кон­тракт с кли­ен­том. Ди­рек­тор счи­та­ет, что бух­гал­те­рия спра­вит­ся с но­вы­ми за­да­ча­ми и те­ку­щим со­ста­вом.

При­чи­на 2. Если что-то ска­за­ли устно, счи­тай­те, что этого не было.

Ди­рек­тор любит за­да­вать во­про­сы, да­вать по­ру­че­ния. Может де­лать это на бегу, встре­тив глав­но­го бух­гал­те­ра в ко­ри­до­ре по пути за чаем.

Здесь важ­ное пра­ви­ло — если что-то ска­за­но устно, пусть даже по клю­че­вым во­про­сам, ско­рее всего, это будет за­бы­то в боль­шом по­то­ке ин­фор­ма­ции.

К чему это при­во­дит? В кон­фликт­ных си­ту­а­ци­ях глав­ный бух­гал­тер вы­нуж­ден на­по­ми­нать и до­ка­зы­вать, что он пре­ду­пре­ждал или давал ре­ко­мен­да­ции. Это непри­ят­но и ма­ло­ре­зуль­та­тив­но.

При­чи­на 3. Не умеем го­во­рить НЕТ.

В бух­гал­тер­ских со­об­ще­ствах есть емкое опре­де­ле­ние #тыж­бух­гал­тер. И на самом деле, если есть ра­бо­та, ко­то­рая точно не от­но­сит­ся к ра­бо­те про­даж­ни­ков, про­из­вод­ствен­ни­ков, мар­ке­то­ло­гов и дру­гих кол­лег, — зна­чит, это долж­на де­лать бух­гал­те­рия. По­то­му что бух­гал­те­рия от­ве­ча­ет за фи­нан­со­вую и юри­ди­че­скую без­опас­ность ком­па­нии и долж­на вла­деть ин­фор­ма­ци­ей по всем во­про­сам: и по кад­рам, и по юрис­пру­ден­ции, и по оцен­ке ра­бо­чих мест, и по по­жар­ной без­опас­но­сти, и про­чее-про­чее. И в боль­шин­стве слу­ча­ев бух­гал­тер берет эти за­да­чи на себя, по­то­му что не знает, как от­ка­зать ди­рек­то­ру без риска по­те­ри ра­бо­ты. И не все­гда до­го­ва­ри­ва­ет­ся о до­пол­ни­тель­ной опла­те своих функ­ций.

Да­вай­те раз­би­рать­ся, как ре­шить эти си­ту­а­ции в ра­бо­чем по­ряд­ке, без кон­флик­та с ру­ко­во­ди­те­лем.

Что можно сделать?

Пра­ви­ло 1. Ре­гу­ляр­но ин­фор­ми­руй­те ру­ко­во­ди­те­ля о ра­бо­те бух­гал­те­рии и глав­но­го бух­гал­те­ра.

Удоб­но это де­лать в фор­ма­те от­че­та, даже если ру­ко­во­ди­тель такой отчет не за­пра­ши­вал. Зачем? Чтобы быть услы­шан­ны­ми, когда пой­де­те к ди­рек­то­ру об­суж­дать наем на ра­бо­ту до­пол­ни­тель­но­го со­труд­ни­ка. Чтобы ди­рек­тор мог оце­ни­вать ин­фор­ма­цию от «доб­ро­же­ла­те­лей», ко­то­рые рас­ска­зы­ва­ют, что «бух­гал­те­рия целый день пьет чай». Чтобы были ар­гу­мен­ты, когда ди­рек­тор после встре­чи со­ве­та ди­рек­то­ров пред­ло­жит уво­лить пару бух­гал­те­ров и тем самым оп­ти­ми­зи­ро­вать рас­хо­ды на фонд опла­ты труда.

В моем слу­чае такой отчет сни­мал все во­про­сы, когда я ра­бо­та­ла уда­лен­но. Про­зрач­ная об­рат­ная связь дает воз­мож­ность ра­бо­тать спо­кой­но.

Как пи­сать такой отчет? В любом удоб­ном фор­ма­те. Я все­гда за упро­ще­ние. Если есть некая про­грам­ма (на­при­мер, crm-си­сте­ма), в ко­то­рой фик­си­ру­ют­ся все за­да­чи глав­но­го бух­гал­те­ра, можно де­лать вы­груз­ку раз в неде­лю. Если такой воз­мож­но­сти нет, то от­кры­ва­ем обыч­ный вор­дов­ский или эк­се­лев­ский файл и спис­ком пишем за­да­чи на неде­лю. Сде­ла­ли — за­пи­са­ли ре­зуль­тат. И раз в неде­лю, на­при­мер в пят­ни­цу, от­прав­ля­ем ру­ко­во­ди­те­лю по элек­трон­ной почте.

Не факт, что он будет чи­тать каж­дое пись­мо или чи­тать вни­ма­тель­но. Глав­ное, что со сто­ро­ны глав­но­го бух­гал­те­ра все за­фик­си­ро­ва­но.

Здесь есть нюанс — отчет пи­шет­ся про­стым язы­ком без про­фес­си­о­наль­ных тер­ми­нов. На­при­мер, ре­зуль­тат вы­пол­нен­ной за­да­чи: про­вер­ка счета 60, свер­ка остат­ков. Это непо­нят­но для ди­рек­то­ра.

Лучше за­фик­си­ро­вать так: про­вер­ка пра­виль­но­сти про­ве­де­ния в 1С до­ку­мен­тов от по­став­щи­ков за III квар­тал 2020 г., про­вер­ка по­лу­чен­ных от по­став­щи­ков актов све­рок за III квар­тал 2020 г. — 2 часа.

Такую фор­му­ли­ров­ку пой­мет и не бух­гал­тер. По объ­ем­ным за­да­чам же­ла­тель­но ука­зы­вать время, чтобы ру­ко­во­ди­тель видел за­груз­ку.

Пра­ви­ло 2. Ак­тив­но ис­поль­зуй­те элек­трон­ную почту.

Пись­мен­но фик­си­руй­те:

• за­да­чи, ко­то­рые вы по­лу­ча­е­те от ру­ко­во­ди­те­ля устно;
• ваши ре­ко­мен­да­ции ди­рек­то­ру по фи­нан­со­вым си­ту­а­ци­ям, ко­то­рые тот за­про­сил по те­ле­фо­ну или в ко­ри­до­ре, когда спе­шил на встре­чу;
• важ­ные от­ве­ты на клю­че­вые во­про­сы.

Все, что по­лу­че­но устно или в мес­сен­дже­ре, по­вто­ря­ем в элек­трон­ной почте. Это важно. У ди­рек­то­ра боль­шой объем задач. И бух­гал­тер­ские во­про­сы — это малая часть. По­это­му, когда мы об­суж­да­ем важ­ную си­ту­а­цию, даем ре­ко­мен­да­ции по до­го­во­ру с новым кли­ен­том, пред­ла­га­ем ва­ри­ант оп­ти­ми­за­ции на­ло­гов, дуб­ли­ру­ем все это на элек­трон­ную почту. К при­ме­ру, так:

• «Сей­час про­го­во­ри­ли вот такую си­ту­а­цию, фик­си­рую… Все верно?»;
• «Пра­виль­но я по­ня­ла, что мне нужно под­го­то­вить вот такой отчет, поль­зо­ва­те­ли та­кие-то, срок вот такой? Прошу под­твер­дить».

В моей прак­ти­ке был слу­чай, когда при от­кры­тии ком­па­нии соб­ствен­ник вно­сил день­ги в виде зай­мов для за­куп­ки пер­вых то­ва­ров. Про­шел год, а на оку­па­е­мость так и не вы­хо­ди­ли. Тогда было при­ня­то ре­ше­ние за­крыть эти займы за­че­том. Соб­ствен­ник дал со­гла­сие, опе­ра­ции в учете были про­ве­де­ны, до­ку­мен­ты оформ­ле­ны. А потом через несколь­ко лет он вспом­нил, что вно­сил день­ги при от­кры­тии, и по­про­сил их снять со счета. Я на­пом­ни­ла, что был про­ве­ден зачет и этих зай­мов в учете уже нет. По­лу­чи­лась очень непри­ят­ная си­ту­а­ция, так как соб­ствен­ник забыл об этой до­го­во­рен­но­сти. Два дня пе­ре­ло­па­чи­ва­ла архив элек­трон­ной почты в по­ис­ках пись­мен­но­го под­твер­жде­ния этой опе­ра­ции. Не нашла. До­го­во­рен­ность была толь­ко уст­ной.

Пра­ви­ло 3. На­учи­тесь го­во­рить НЕТ, прав­да, ар­гу­мен­ти­ро­ван­но.

Пре­крас­но, когда у вас на­ла­же­на си­сте­ма, поз­во­ля­ю­щая оце­нить объем ра­бо­ты каж­до­го со­труд­ни­ка в бух­гал­те­рии. В первую оче­редь, речь идет о пла­ни­ро­ва­нии и рас­пре­де­ле­нии задач между со­труд­ни­ка­ми. И если ди­рек­тор пред­ла­га­ет взять новую сверх­сроч­ную за­да­чу, глав­ный бух­гал­тер может оце­нить, сколь­ко вре­ме­ни это зай­мет, и по­смот­реть, у кого из со­труд­ни­ков по плану есть сво­бод­ное время.

Что важно? Не да­вай­те ответ сразу, в ту же се­кун­ду. Все­гда можно по­про­сить паузу на ответ. Затем от­крыть план и оце­нить за­груз­ку от­де­ла.

В моей прак­ти­ке был пе­ри­од, когда я жила без плана. Сна­ча­ла никак не могла вы­брать­ся из те­куч­ки и каж­дый день де­ла­ла то, что силь­нее горит. Когда ру­ко­во­ди­тель давал оче­ред­ную за­да­чу, я по­ни­ма­ла, что уже неку­да — и так не успе­ва­ем. Но, кроме эмо­ций, ар­гу­мен­тов не было. Зву­чал во­прос: а по­че­му не успе­ва­е­те, когда сде­ла­е­те? И я не знала когда. По­то­му что не знала, когда будут сво­бод­ные дни для новой за­да­чи. По­это­му бра­лась за новую ра­бо­ту сразу, чтобы из­бе­жать неудоб­ных во­про­сов, на ко­то­рые не было от­ве­тов.

Когда есть план, можно пред­ло­жить ди­рек­то­ру ва­ри­ан­ты по сро­кам. На­гляд­но по­ка­зать, по­че­му нель­зя сде­лать сей­час. И если все-та­ки точно нужно сей­час, то об­су­дить ва­ри­ан­ты. Можно пред­ло­жить ко­му-то из со­труд­ни­ков по­ра­бо­тать ве­че­ром, но время долж­но быть опла­че­но либо впо­след­ствии предо­став­ле­но как время от­гу­ла. Или сдви­нуть те­ку­щую за­да­чу, по­яс­нив, что тогда она будет сде­ла­на позже. То есть предо­ста­вить ди­рек­то­ру пол­ную ин­фор­ма­цию для при­ня­тия ре­ше­ния. И часто ока­зы­ва­ет­ся, что новая за­да­ча пе­ре­ста­ет быть сроч­ной и ее можно сде­лать через 2 дня.

Цените себя

Ре­ша­ю­щую роль в от­но­ше­ни­ях с ру­ко­во­ди­те­лем иг­ра­ет то, на­сколь­ко глав­ный бух­гал­тер уве­рен в себе, своей ком­пе­тент­но­сти, на­сколь­ко ценит свое время. Есть ли у него пра­ви­ла, по ко­то­рым он ра­бо­та­ет и ко­то­рые не будет на­ру­шать ни при каких об­сто­я­тель­ствах.

Если глав­ный бух­гал­тер со­мне­ва­ет­ся в себе, бо­ит­ся оши­бок, из­бе­га­ет от­вет­ствен­но­сти, часто оби­жа­ет­ся и чув­ству­ет себя ви­но­ва­тым, вы­со­ка ве­ро­ят­ность, что пе­ре­го­во­ры с ру­ко­во­ди­те­лем прой­дут в поль­зу ру­ко­во­ди­те­ля.

* * *

Бы­ва­ют си­ту­а­ции, когда ни­ка­кие ар­гу­мен­ты не ра­бо­та­ют, ди­рек­тор непре­кло­нен. И окру­жа­ет себя со­труд­ни­ка­ми, ко­то­рые без­ого­во­роч­но при­ни­ма­ют его пра­ви­ла. Тогда толь­ко вам вы­би­рать, про­дол­жи­те ли вы с ним ра­бо­тать.

Документ: Конфликты с руководителем: как их избежать?