В этом году срок проведения годовых собраний акционеров АО и участников ООО в связи с пандемией сильно «отодвинули». Но и новый крайний срок, что называется, не за горами.
Все без исключения акционерные общества (и публичные, и непубличные) обязаны проводить годовое общее собрание акционеров. За нарушение сроков проведения собрания АО могут оштрафовать на круглую сумму (даже если срок нарушен на несколько дней).
Принципиальные изменения в 2020 году
Однако в этом году с середины марта по всей стране начали запрещать массовые мероприятия с численностью более 50 человек. Затем, с 19 марта 2020 года, у акционерных обществ появилось право провести годовое общее собрание в заочной форме. Чуть позже, с 7 апреля 2020 года, годовые собрания разрешили провести в 2020 году в срок до 30 сентября.
Чтобы провести собрание в заочной форме, совет директоров должен принять соответствующее решение. Обязанность проводить собрание в заочной форме появилась лишь у обществ с численностью 50 и более акционеров.
В случае нарушения законодательства такими АО и проведения собрания в очной форме (совместное присутствие) в период действия запретов грозит административная ответственность в соответствии со ст. 6.3 КоАП РФ:
- штраф для должностных лиц — в размере от 50 000 до 150 000 рублей;
- штраф для организаций — от 200 000 до 500 000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Поэтому обществам, численность акционеров которых составляет 50 человек и более, на этапе подготовки необходимо сразу выбрать форму проведения не «совместное присутствие», а «заочное голосование».
Порядок подготовки и проведения годового собрания должен быть установлен в уставе общества. Если там этого не прописано (или, как часто бывает, указаны лишь общие формулировки) — просто следуйте нашим рекомендациям, приведенным ниже.
Чем заочное собрание отличается от очного (совместное присутствие):
- во-первых, акционерам не требуется собираться всем вместе для принятия решений. Процедура значительно упрощается. Общество направляет акционерам бюллетени для голосования, акционеры голосуют и направляют бюллетени обратно;
- во-вторых, не требуется удостоверение решений, принятых на заочном собрании, ни нотариусом, ни регистратором, осуществляющим ведение реестра (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ). Это позволяет обществу минимизировать расходы на проведение собрания.
Этапы и состав документов
В проведении годового общего собрания акционеров можно выделить три этапа:
- регистрация акционеров;
- само собрание (открытие председательствующим, оглашение повестки дня, голосование по вопросам и подсчет результатов голосования);
- оформление итоговых документов, фиксирующих решения, принятые на собрании (протокол собрания, протокол и отчет об итогах голосования).
При проведении годового общего собрания, в отличие от стадии подготовки к нему, документов готовить нужно немного: протокол об итогах голосования; отчет об итогах голосования (не позднее трех дней с даты проведения собрания или даты окончания приема бюллетеней при заочном голосовании). Отчет об итогах голосования направляется акционерам не позднее четырех рабочих дней после даты проведения собрания.
Перечислим основные нормативные документы, в которых содержатся требования к проведению общего собрания акционеров:
- устав организации (в обществе может быть также утверждено Положение о порядке подготовки и проведения общего собрания акционеров и/или Регламент общего собрания акционеров);
- Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО);
- Положение Банка России от 16.11.2018 N 660-П «Об общих собраниях акционеров» (далее — Положение об общих собраниях акционеров);
- Федеральный закон от 18.03.2020 N 50-ФЗ «О приобретении Правительством Российской Федерации у Центрального банка Российской Федерации обыкновенных акций публичного акционерного общества «Сбербанк России» и признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации» (в части формы проведения годового общего собрания).
Порядок проведения собрания
В 2020 году абсолютно все акционерные общества могут провести годовое общее собрание в форме заочного голосования до 30 сентября 2020 года. Наверняка многие АО так и сделают. Но, учитывая, что это всего лишь их право (если число акционеров менее 50), мы сначала напомним вам, как провести обычное годовое собрание в форме совместного присутствия, а потом прокомментируем специфику заочной формы.
На заметку. Банк России Письмом от 03.04.2020 N ИН-06-28/48 тоже обратил внимание на то, что в 2020 году возможно проведение любого общего собрания акционеров (в том числе годового) в заочной форме, дабы не подвергать людей неоправданному риску (особенно если очное собрание нарушает правила, установленные региональными властями для противодействия распространению коронавирусной инфекции).
Годовое собрание в форме совместного присутствия
Форма совместного присутствия обязательна для годовых собраний (за исключением 2020 г.) и предусматривает совместное присутствие акционеров с целью обсуждения вопросов повестки дня. Что примечательно, в этой форме можно проводить и дистанционные собрания (например, посредством конференций в Zoom или Skype), если обеспечена надлежащая техническая возможность (п. 11 ст. 49 Закона об АО). На наш взгляд, в текущей ситуации с коронавирусной инфекцией следует выбрать именно дистанционное проведение собрания.
Теперь перейдем к этапам проведения собрания.
Регистрация акционеров
Правом голоса на собрании обладают только зарегистрировавшиеся акционеры или акционеры, чьи заполненные бюллетени поступили в общество как минимум за два дня до даты собрания.
Регистрацию осуществляет счетная комиссия общества. Напомним, что она необходима, если в обществе более 100 акционеров — владельцев голосующих акций. Ее состав утверждается на общем собрании акционеров, но число членов должно быть не менее трех человек. В обществе с числом акционеров более 500, а также в иных случаях по решению совета директоров функции счетной комиссии выполняет регистратор, являющийся держателем реестра акционеров этого общества.
В непубличных АО функции счетной комиссии может выполнять специально уполномоченное обществом лицо (как правило, секретарь собрания) или регистратор общества при количестве акционеров менее 100 (п. 4.5 Положения об общих собраниях акционеров). В целях соблюдения процедуры всегда можно привлечь регистратора, даже если это не обязательно.
Регистрация осуществляется в месте проведения собрания во время, указанное в сообщении, направленном заблаговременно акционерам. Если не все акционеры успели зарегистрироваться, они могут это сделать до окончания обсуждения последнего вопроса повестки дня и начала голосования по нему (п. 4.12 Положения об общих собраниях акционеров). При регистрации обязательно надо идентифицировать акционеров и их представителей:
- если акционер — физическое лицо, то необходимо сверить его данные в документе, удостоверяющем личность, с данными в списке лиц, имеющих право на участие в собрании;
- если юридическое лицо — нужно проверить свидетельство о постановке на учет, устав и доверенность представителя (в том числе на предмет наличия специальных полномочий: право обсуждения вопросов, голосования, выдвижения кандидатур и др., а также соблюдение формы доверенности), решение (протокол, приказ) о назначении/избрании директора.
Открытие годового общего собрания акционеров
Председательствующий открывает собрание во время, указанное в сообщении о проведении собрания. Если к этому моменту нет кворума ни по одному вопросу из повестки (а это более половины голосов в соответствии с п. 1 ст. 58 Закона об АО), открытие переносится на определенный уставом срок, но не более чем на два часа. Если в уставе или ином внутреннем документе не урегулирован этот вопрос, то собрание переносится на один час. Обратите внимание: время открытия собрания может переноситься только один раз. Если по каким-то вопросам кворум имеется, то собрание открывается и принимается решение только по этим вопросам.
Функции председательствующего обычно выполняет председатель совета директоров. Председательствующий назначает секретаря собрания. Но в уставе может быть закреплен иной порядок назначения.
После открытия собрания оглашается его повестка дня. Акционеры вправе обсуждать вопросы из повестки, задавать вопросы и выступать с репликами. В протокол по итогам собрания необходимо включить информацию о содержании выступлений докладчика, акционеров, поступивших вопросах и ответах на них, то есть протокол должен быть полным. Но обратите внимание: на его составление существенно влияют требования законодательства об АО (особенно вводная часть), поэтому он сильно непохож на «обычные» протоколы.
Голосование по вопросам повестки дня
На данном этапе функции по соблюдению порядка выполняет счетная комиссия. Акционеры имеют право голосовать в течение всего времени проведения собрания до его закрытия, а если на собрании оглашаются итоги голосования и принятые решения — до начала подсчета голосов. Акционерам, которые поздно зарегистрировались или по другим причинам не успели проголосовать, предоставляется дополнительное время — после обсуждения последнего вопроса из повестки дня (п. 4.16 Положения об общих собраниях акционеров).
Решение принимается большинством голосов: 1 голос = 1 голосующая акция. Исключение составляет вопрос об избрании членов совета директоров — по нему проходит кумулятивное голосование: число голосов, принадлежащих каждому акционеру, умножается на число лиц, которые должны быть избраны в совет директоров, и далее акционер вправе поделить голоса между кандидатами (п. 4 ст. 66 Закона об АО).
Принятые по итогам голосования решения и состав участвующих акционеров необходимо удостоверить. Это может сделать нотариус либо регистратор, осуществляющий функции счетной комиссии на собрании. В публичном акционерном обществе — только регистратор.
Подведение итогов голосования
Итоги голосования подводит счетная комиссия или регистратор (п. 1, 4 ст. 56 Закона об АО). Огласить их можно сразу на собрании или после него.
В последнем случае необходимо уведомить акционеров о времени оглашения. На данном этапе обществу нужно подготовить два документа:
- отчет об итогах голосования;
- протокол годового общего собрания акционеров.
Счетная комиссия или регистратор также должны составить протокол об итогах голосования, который необходимо приложить к протоколу годового общего собрания.
Срок подготовки — три рабочих дня с даты собрания. Как правило, собрания назначают с таким расчетом, чтобы третий день выпадал на рабочий день после выходных — для увеличения фактического срока подготовки. Например, собрание проводится в среду, а документы должны быть подготовлены в понедельник.
Теперь рассмотрим подробнее указанные выше основные документы.
Подготовкой отчета об итогах голосования занимается председательствующий, секретарь или иное уполномоченное лицо в зависимости от положений устава общества. В этом отчете указываются (п. 4.32, 4.37, 4.39, 4.40 Положения об общих собраниях акционеров):
- полное фирменное наименование, местонахождения и адрес общества;
- вид общего собрания (годовое, внеочередное, повторное годовое, повторное внеочередное);
- форма проведения общего собрания (собрание или заочное голосование);
- дата определения (фиксации) лиц, имевших право на участие в общем собрании;
- дата проведения общего собрания;
- место проведения общего собрания, проведенного в форме собрания (адрес, по которому проводилось собрание);
- повестка дня общего собрания;
- число голосов, которыми обладали лица:
включенные в список лиц, имевших право на участие в собрании, по каждому вопросу повестки дня;
принявшие участие в собрании, по каждому вопросу с указанием, имелся ли кворум по нему;
- число голосов, отданных за каждый из вариантов («за», «против», «воздержался»), по каждому вопросу, по которому имелся кворум;
- формулировки принятых решений;
- имена членов счетной комиссии или уполномоченных регистратором лиц (а также наименование, место нахождения и адрес регистратора);
- имена председательствующего на собрании и секретаря.
Данный отчет подписывается председательствующим и секретарем и должен быть доведен до сведения акционеров в срок не позднее четырех рабочих дней после закрытия собрания тем же способом, что и сообщение о проведении собрания (п. 4 ст. 62 Закона об АО). Если сообщение направлялось по почте заказным письмом, то и отчет об итогах голосования необходимо направить по почте заказным письмом.
Протокол годового общего собрания акционеров составляется в двух экземплярах в срок не позднее трех рабочих дней после даты проведения собрания. Подготовкой протокола занимается председательствующий, секретарь или иное уполномоченное уставом Общества лицо.
Протокол должен содержать следующую информацию (п. 2 ст. 63 Закона об АО, п. 4.33 Положения об общих собраниях акционеров):
- полное фирменное наименование, место нахождения и адрес общества; вид общего собрания, форму его проведения;
- дату определения лиц, имевших право на участие в общем собрании; дату и место проведения общего собрания;
- повестку дня общего собрания;
- время начала и окончания регистрации, открытия и закрытия собрания;
- число голосов:
которыми обладали лица, включенные в список имеющих право на участие в общем собрании, по каждому вопросу повестки дня;
приходившихся на голосующие акции общества по каждому вопросу повестки дня;
которыми обладали лица, принявшие участие в общем собрании, по каждому вопросу повестки дня с указанием, имелся ли кворум по каждому вопросу; отданных за каждый из вариантов голосования («за», «против» и «воздержался») по каждому вопросу повестки дня, по которому имелся кворум;
- формулировки решений, принятых общим собранием по каждому вопросу повестки дня общего собрания;
- основные положения выступлений и имена выступавших лиц по каждому вопросу повестки дня общего собрания, проведенного в форме собрания;
- председательствующий и секретарь общего собрания;
- способ удостоверения решений;
- дату составления протокола общего собрания.
Протокол подписывается председательствующим и секретарем. К нему прилагаются протокол об итогах голосования, а также утвержденные на собрании документы, в частности годовой отчет (п. 1 ст. 63 Закона об АО).
Не стоит оформлять результаты голосования по каждому вопросу повестки дня скупо (только число голосов, отданных за варианты «за», «против» и «воздержался»), лучше это сделать развернуто.
Годовое собрание в форме заочного голосования
Теперь расскажем об особенностях проведения годового общего собрания в форме заочного голосования. В целом все документы и этапы идентичны. Единственное — на таком собрании не будет регистрации акционеров. Сам факт регистрации и правомочности участия в собрании определяется моментом получения обществом заполненных бюллетеней.
На заметку. В сложившейся ситуации Банк России рекомендует акционерным обществам при подготовке к проведению годовых общих собраний назначать их, дополнительно оценивая текущие обстоятельства, а акционерным обществам, которые ранее приняли решение об их проведении в 2020 году (как годового, так и внеочередного) в очной форме, — рассмотреть целесообразность смены формы на заочную. Кроме того, акционерным обществам рекомендуется в дополнение к предусмотренным законодательством обязательным способам волеизъявления акционеров, по возможности, обеспечивать акционерам возможность дистанционного участия в годовом собрании путем электронного голосования на сайте общества, регистратора или центрального депозитария.
В протоколе годового общего собрания и отчете об итогах голосования необходимо будет указать форму собрания — «заочное голосование».
Кроме этого, в протоколе годового общего собрания, прошедшего в заочной форме, необходимо указать дополнительные сведения (в соответствии с п. 5 ст. 181.2 ГК РФ):
- дата, до которой могли быть направлены бюллетени;
- адреса, по которым направлялись заполненные бюллетени;
- сведения о лицах, принявших участие в голосовании;
- лица, проводившие подсчет голосов;
- лица, подписавшие протокол.
Удостоверять решения, принятые на годовом общем собрании акционеров в форме заочного голосования, не требуется.
Иных особенностей в таком формате собрания нет.
Кто подтвердит решения и состав присутствующих на общем собрании участников ООО?
Гражданский кодекс РФ (подп. 3 п. 3 ст. 67.1) предусматривает, что в ООО принятие решений на общем собрании и состав присутствующих участников подтверждаются путем нотариального удостоверения, если другой способ не предусмотрен уставом либо единогласным решением всех участников. Это жесткое требование было введено 1 сентября 2014 года Федеральным законом от 05.05.2014 N 99-ФЗ. Однако до настоящего времени многие организации испытывают трудности при его выполнении.
Если вы не хотите «связываться с нотариусом» и еще не вносили на этот счет изменений в устав, то в большинстве случаев выход есть — способ удостоверения можно установить единогласным решением всех участников ООО. Оформить это можно обычным протоколом.
И следите за тем, чтобы при обновлении состава участников ООО аналогичный протокол оформлялся и подписывался всеми текущими участниками заново.
Но прежде поясним, какие «другие способы» удостоверения можно задействовать — они перечислены прямо в подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ:
- «подписание протокола всеми участниками или частью участников;
- с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения;
- иным способом, не противоречащим закону».
Первый вариант из этого списка самый привычный и легко реализуемый, его вам и посоветуем. Только потом следите, чтобы на всех последующих протоколах общих собраний участников ООО стояли не привычные многим подписи председателя и секретаря собрания, а подписи всех его участников с определенной формулировкой.
Но тогда для принятия решений на каждом последующем собрании нужен будет не просто кворум, а присутствие всех участников ООО! Если на какое-то собрание не смогут приехать все участники ООО, то опять же сможет выручить нотариус. Тогда у отсутствующих на собрании будет меньше сомнений в принятых на нем решениях и, соответственно, меньше оснований для оспаривания этих решений по надуманным причинам.
Но даже при наличии всех участников ООО на собрании есть вопрос, для принятия решения по которому все-таки придется позвать нотариуса, — это увеличение уставного капитала (одновременно удостоверяется и состав присутствующих при принятии решения).
Если же приходится звать нотариуса, то это может сделать только лицо, которое созывает общее собрание участников. В ООО оно обычно собирается единоличным исполнительным органом — генеральным директором. Когда в ООО создан совет директоров (что встречается не часто), то созыв собраний (очередных и внеочередных) может быть в его компетенции. В этом случае к нотариусу обращается руководитель (председатель) совета директоров или иное уполномоченное лицо.
Чтобы ОСА не укусила
В заключение подытожим. Проведение годового общего собрания акционеров ОСА независимо от формы требует внимательности и последовательности. Абсолютно на каждом этапе общество, совершив ошибку, может быть привлечено к административной ответственности со штрафом от 500 000 до 700 000 рублей (ст. 15.23.1 КоАП РФ).
А если в случае корпоративного конфликта в обществе акционер решит признать принятые решения недействительными, то собрание придется проводить повторно.
Примеры из судебной практики: ОАО «Московская кондитерская фабрика «Красный Октябрь» и ОАО «Кондитерский концерн «Бабаевский» оштрафовали за то, что годовое собрание было проведено 21 июля (то есть на 21 день позже положенного). Компании были привлечены к административной ответственности по ч. 5 ст. 15.23.1 КоАП РФ с назначением штрафа по 500 000 рублей (Постановления Арбитражного суда Московского округа от 18.10.2016 по делу N А40-45591/2016 и от 31.05.2016 по делу N А40-184658/2015).
С. Данилов
Корреспондент «ПБ»
Документ: