Оцифровывать трудовые отношения, конечно, надо, ведь это должно упростить и облегчить нашу с вами работу. Но, увы, как с почти любым нормативным новшеством, у нас пока больше вопросов, чем ответов. Причем именно работодатели несут основное бремя рисков, их волнение вполне понятно. Ответим на наиболее часто встречающиеся вопросы по внедрению электронных трудовых книжек.
Пандемия коронавируса «обвалила» выручку многих компаний, «обнулила» многие бизнес-планы, прошлась по бюджетным закромам, разрушила множество деловых связей. Чего ей не удалось сделать — так это отменить или отложить переход на электронные трудовые книжки.
В 2020 году сотрудникам нужно определиться с форматом сведений о своей трудовой деятельности, а работодатели должны ежемесячно отправлять в Пенсионный фонд России отчет по новой форме СЗВ-ТД. Со следующего года все заработает по полной: чуть ли не ежедневные отчеты в ПФР, а сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде.
Какую формулировку внести в ПВТР в связи с переходом на электронные трудовые книжки?
ТК РФ не приводит единой и универсальной формулировки, поэтому ее содержание зависит от того, что написано в ваших правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Если в ПВТР есть раздел о документах, которые сотрудник предъявляет при трудоустройстве, внесите туда дополнение. Можно процитировать фразу из ст. 66.1 ТК РФ о том, что при поступлении на работу человек предъявляет сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р) вместе с трудовой книжкой или вместо нее.
Если в ПВТР подробно прописан порядок увольнения, логично внести правки и здесь, уточнив, как человек получит сведения о стаже по форме СТД-Р, если в день расторжения договора его не будет на месте или он откажется их получать. Можно использовать по аналогии формулировку из ст. 84.1 ТК РФ, которая гласит, что в таком случае компания должна направить сотруднику уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на отправку ее или сведений о трудовой деятельности.
Как проверить опыт работы кандидата, если у него электронная трудовая книжка?
Вариантов может быть несколько. Самый простой — попросить соискателя принести справку из ПФР или копию бумажной трудовой книжки, которую ему ранее выдал на руки другой работодатель. У Пенсионного фонда России есть информация о том, кто платил взносы за человека и в какие периоды.
Ну а далее придется собирать рекомендации, как и раньше. Но имейте в виду два момента. Во-первых, вы должны получить от соискателя письменное согласие на запрос данных от предыдущих работодателей. Во-вторых, получить от предыдущего работодателя данные вы сможете, только если ваш соискатель дал предыдущему работодателю при увольнении такое согласие.
Как быть с дистанционными сотрудниками и их трудовыми книжками?
Прежде всего нужно посмотреть текст трудового договора о дистанционной работе и внести изменения с учетом статей 66.1 и 84.1 ТК РФ. В документе, например, надо указать, что книжка ведется, а сведения о деятельности формируются в соответствии с требованиями законодательства.
Напомним, что по соглашению сторон сведения о дистанционной работе могут не вноситься в книжку, а при устройстве на работу впервые она может не оформляться. При отсутствии соглашения сотрудник представляет книжку лично или направляет ее работодателю по почте. Эти дополнения узаконят возможность вести электронную книжку удаленного работника либо не вести книжку вовсе.
Обязан ли работодатель уведомить пропавшего сотрудника (не уволенного) о введении электронных трудовых книжек? Если да, то каким образом?
Пожалуй, это один из самых интересных вопросов на сегодня, ведь главное — надо соблюсти закон. Про таких сотрудников один из наших клиентов даже придумал термин «потеряшки». Чтобы исключить риски со своей стороны, надо уведомить человека всеми доступными способами по имеющимся у вас адресам и реквизитам. Можно также использовать переход на электронные трудовые книжки как повод написать им более «жесткое» письмо с просьбой прийти и правильно уволиться.
Напомним также, что уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки работодатель был обязан по 30.06.2020 включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее — Закон N 439-ФЗ)). Однако Правительство РФ своим Постановлением от 19.06.2020 N 887 сдвинуло этот срок на 31 октября.
Если после уведомления сотрудник не сообщит о своем выборе способа ведения трудовой книжки до 31 декабря, должна ли компания перевести его на электронную трудовую книжку с 2021 года и отдать ему бумажную книжку?
При отсутствии заявления от работника нельзя автоматически перевести его на электронную книжку. Этот вывод основан на ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ. То есть вы продолжаете вести бумажную книжку. Если до конца года у сотрудника не было возможности подать заявление, он имеет право сделать это в любое другое время в ряде случаев. Например, когда работник по состоянию на 31 декабря 2020 года не выполнял трудовые обязанности, но за ним сохранялось место работы, скажем, в случае болезни.
Другой вариант — если у человека есть стаж работы, но на 31 декабря 2020 года он не состоял в трудовых отношениях.
Надо ли ставить в книжке порядковый номер записи и дату при внесении записи о том, что работник подал заявление на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде? Как это сделать?
Закон N 439-ФЗ устанавливает обязанность внести запись о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Она делается по аналогии с записью о приеме на работу в соответствии с разделом 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).
Минтруд России в Письме от 12.02.2020 N 14-2/В-150 дал пояснение, как заполнять трудовую книжку в этом случае:
- в графе 1 ставится номер записи;
- в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки;
- в графе 3 пишете: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ)». Эта норма, напомним, фиксирует, что работник должен до 31 декабря 2020 года письменно заявить работодателю, какую книжку вести дальше — обычную или электронную. Если человек выбор не сделает, компания обязана продолжить вести бумажную версию. Отметим, что согласно Инструкции сокращения в записях не допускаются. Поэтому предлагаем вместо сокращения «г.» писать полностью «года»;
- в графе 4 ставится дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.
Заверить запись необходимо как обычно: подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек лица, печатью организации (при ее наличии) и подписью сотрудника, которому трудовая книжка выдается на руки (см. Письмо Минтруда России от 16.03.2020 N 14-2/В-267).
Не забудьте также в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек написать: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года N 439-ФЗ)».
Затем работник удостоверяет подписью получение трудовой книжки на руки.
С учетом последних изменений в законе перечислите, пожалуйста, полный пакет документов, которые компания должна выдать сотруднику при увольнении.
В день увольнения работнику надо выдать:
1) трудовую книжку. Если человек выбрал электронную, нужно предоставить сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р). Способ выдачи выбирает сотрудник в заявлении. Если забрать документ в день увольнения он не может, уведомите его о необходимости прийти за ним или дать согласие на отправку данных на бумажном носителе по почте;
2) справку о размере зарплаты по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н. Если в день увольнения выдать справку не удастся, направьте уведомление по аналогии с ситуацией с трудовой книжкой;
3) справку о доходах и суммах НДФЛ (здесь, как и выше, если справку выдать не удастся, надо направить уведомление сотруднику);
4) по письменному заявлению сотрудника — выписки из сведений по формам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 (если компания перечисляла взносы на накопительную часть пенсии) и расчет по страховым взносам. Выдавать надо именно выписку, а не документ в целом, так как остальные данные являются конфиденциальными.
Кроме того, работник может потребовать приказ об увольнении. В этом случае вы должны выдать заверенную копию приказа исходя из ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ. Также по письменному заявлению сотрудника надо предоставить и заверенные копии других документов, связанных с работой, например приказов о переводах, применении дисциплинарных взысканий и т.д.
Если работник сохранил бумажную книжку, надо ли при увольнении подавать отчетность по форме СЗВ-ТД в ПФР?
Выбор работником бумажной трудовой книжки не освобождает работодателя от представления отчета по форме СЗВ-ТД. В случае увольнения компания должна внести соответствующую запись в трудовую книжку и подать отчетность в ПФР по форме СЗВ-ТД до 15-го числа следующего месяца.
Надо ли подавать сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (по форме СЗВ-ТД), если за отчетный период не было изменений?
Исходя из буквального толкования закона отчетность по установленной форме надо представлять на каждого работника, который был принят, уволен, переведен на другую постоянную работу, а также на того, кто подал заявление о сохранении бумажной версии трудовой книжки или об отказе от нее. Если у вас были такие изменения, сообщите об этом в ПФР, если не было — отчет не нужен.
Но если к 1 января 2021 года у вас не появится поводов для отправки отчетности, то до 15 февраля 2021 года вы должны сообщить в Пенсионный фонд РФ сведения о деятельности сотрудника в вашей компании. То есть к этому моменту в ПФР должны быть сведения обо всех работниках. Обратите внимание, за 2020 год событий может быть мало и, возможно, придется сообщать много информации в феврале 2021 года, поэтому лучше распределить нагрузку и передать сведения в этом году.
Если сотрудник выбрал ведение бумажной трудовой книжки, может ли он получить сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р) в электронном виде?
Нет, не может, до тех пор, пока не подавал заявление о выборе электронной трудовой книжки или заявление о продолжении ведения бумажной. Причем независимо от того, когда запрошены сведения — в день увольнения, по ст. 62 ТК РФ, в течение рабочего периода или после (ст. 62, 66, 66.1, ч. 5 ст. 80 ТК РФ).
Время дали. Но бумаг будет много
Первоначально установленный для работодателей срок уведомления работников о переходе на электронные трудовые книжки — 30 июня 2020 года. Правительство своим Постановлением сдвинуло этот срок на 31 октября. В документе написано не только о сроке. В нем отдельно указано, в какой форме уведомлять работников. Те, кто решил ограничиться устными разъяснениями, будут разочарованы, а может быть, и наказаны.
Каждого работника нужно уведомить о двух вещах:
- о том, что сведения о его трудовой деятельности формируются в электронном виде;
- о том, что он вправе выбрать формат трудовой книжки.
На заметку. Как ожидалось, крайний срок уведомления перенесен с 30 июня на 31 октября 2020 года (Постановление Правительства от 19.06.2020 N 887).
Как уведомлять работников
Некоторые фирмы решили сэкономить время, деньги и бумагу и по-своему организовать процесс уведомления работников. О возможности перехода на электронную трудовую книжку уполномоченное лицо рассказывает группе работников устно. Потом они делают свой выбор в пользу бумажной либо электронной книжки и пишут заявления.
Но теперь, после выхода Постановления N 887, стало ясно, что такой подход запрещен и даже может привести к штрафу.
В нем прямо написано, что оповещать работников о возможности перехода на ведение трудовой книжки в электронной форме и предоставлении сведений о трудовой деятельности нужно в письменной форме.
При этом отдельно указано на то, что возможные способы таких уведомлений фирма должна утвердить в локальном правовом акте, а именно:
- по электронной почте;
- посредством онлайн-сервисов;
- путем обмена электронными документами или сканами документов.
Как накажут за нарушение формы уведомления
После 31 октября трудовые инспекции будут проверять, как это требование выполнялось работодателем. Ведь не напрасно Роструд внес изменения в свой Регламент проверок (см. Приказ от 22.04.2020 N 103). Перечень документов, которые будут требоваться при трудовых проверках, расширен. Это вызвано новыми требованиями к работодателям о формировании сведений о трудовой деятельности работников. Так, среди документов, которые будут проверять, упомянуты:
- уведомления работников;
- трудовые книжки и (или) сведения о трудовой деятельности;
- бланки трудовых книжек и вкладышей в них;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
- заявления работников и др.
Доказательством того, что работник был уведомлен письменно, может стать его подпись на уведомлении или в отдельном ознакомительном листе.
А ответственность установлена ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — за нарушение требований трудового законодательства:
- штраф от 1 000 до 5 000 рублей — на должностных лиц и ИП;
- штраф от 30 000 до 50 000 рублей — на юрлиц.
С. Тихомирова
Эксперт по трудовому законодательству