Перечень документов, которые должны храниться в личном деле, работодатель устанавливает самостоятельно путем издания соответствующего локального нормативного акта.

В указанный перечень работодатель должен включить документацию, которая прямо относится к трудовой деятельности работника. Хранение в личном деле копий паспорта, ИНН, СНИЛС, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета может быть признано нарушением законодательства в области персональных данных и повлечь ответственность работодателя.

Обоснование: Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ). Обязанность по ведению и обеспечению сохранности соответствующей кадровой документации установлена в ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.

На основании ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) (далее — Перечень).

Статьей 445 Перечня установлено, что виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих, определяются законодательством Российской Федерации, иных работников — локальными нормативными актами организации.

Таким образом, работодатель самостоятельно определяет состав личных дел работников. Виды документов, входящих в состав личных дел, а также порядок их ведения работодатель устанавливает путем издания соответствующего локального нормативного акта.

Личные дела имеют длительный срок хранения, поэтому в соответствии с требованиями к оформлению и формированию документов в личные дела не следует включать документы второстепенного значения, имеющие небольшие сроки хранения (п. 3.2.6 Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33)). К таким документам можно отнести, например, справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья и т.п.

Под перечнем документов, которые должны храниться в личном деле, как правило, подразумевается список обязательной документации, которая прямо относится к трудовой деятельности работника, представляемой им согласно действующему законодательству РФ или оформляемой на месте работы.

Соответственно, первоначально в личное дело группируют документы, сопровождающие процесс приема на работу. К таким документам относятся:

  •  заявление о приеме на работу, направление или представление;
  • трудовой договор;
  • приказ о приеме на работу;
  • договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
  •  личная карточка (унифицированная форма N Т-2 или самостоятельно разработанная форма);
  • анкета (личный листок по учету кадров), заполненная лично работником;
  • подписанное работником соглашение о неразглашении сведений, которые являются коммерческой тайной.

В дальнейшем в личное дело могут включаться документы, напрямую относящиеся к трудовой деятельности работника. К таким документам относятся:

  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • приказы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
  • документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества работника (например, отзывы, представления о назначении, документы о повышении квалификации и др.).

Следует отметить, что включение в состав личных дел некоторых документов возможно только после получения от работника согласия на обработку его персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ)). Персональными данными считается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу (п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ).

Так, в Докладе с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г. (утв. Рострудом), указано, что работодатель вправе хранить копии документов работника (копию паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных.

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ). Работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (ст. 86 ТК РФ).

Соответственно, с согласия работника на обработку его персональных данных в личном деле могут храниться следующие документы, имеющие отношение к трудовой деятельности работника:

  • медицинская книжка;
  • копии документов об образовании;
  • аттестационные листы и документы о повышении квалификации;
  • справки об отсутствии или наличии судимости;
  • характеристика или рекомендательное письмо с образовательных учреждений, с прошлых мест работы.

Последними документами, помещаемыми в личное дело, являются заявление об увольнении и копия приказа об увольнении работника. На все документы личного дела составляется внутренняя опись. Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно в хронологической последовательности.

Одним из принципов обработки персональных данных является то, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки (ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ). Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), трудовая книжка содержит сведения о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения (на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность); образование, профессию, специальность (на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний). Личная карточка работника также заполняется на основании документов, представленных работником (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)). На необходимость ведения личной карточки работника указывает п. 12 Правил.

Соответственно, даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение копий паспорта, ИНН, СНИЛС, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета не является законным, поскольку наличие у работодателя копий таких документов может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемой действующим законодательством. Подобный вывод также сделан и в судебной практике (Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013). Поэтому во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуем хранить копии указанных документов работника в его личном деле.

Хранение копий документов в личном деле, если оно рассматривается как нарушение законодательства РФ в области персональных данных, влечет предупреждение или грозит штрафом на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Решение о предоставлении персональных данных и согласие на их обработку работник принимает свободно, своей волей и в своем интересе (ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ).

Статья 441 Перечня устанавливает, что согласие на обработку персональных данных хранится в течение трех лет после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором. При этом п. 8 ч. 4 ст. 9 Закона N 152-ФЗ не предусматривает указания в согласии на обработку персональных данных конкретного срока, в течение которого оно действует, предельный срок действия такого согласия также не установлен законодателем. Соответственно, согласие может заканчиваться моментом востребования субъекта персональных данных — письменным отзывом в произвольной форме (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 16.08.2018 N 13АП-15087/2018 по делу N А42-3045/2017).

Учитывая, что согласие на обработку персональных данных может иметь как короткий, так и длительный срок действия, полагаем, что согласие может храниться как отдельно, так и в личном деле работника.

Документ: Вопрос: Какие документы должны храниться в личном деле? Должно ли в личном деле содержаться согласие работника на обработку персональных данных? (Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2020) {КонсультантПлюс}