Оформите дополнительное соглашение о переводе работника на дистанционную работу в связи с карантином письменно. Пропишите все ключевые моменты взаимодействия с работником, выполнения им работы, в частности, способы связи, планирования и сдачи работы (отчетности), график работы.
Укажите дату, когда изменения вступают в силу, срок, на который переводите на такой режим работы (иначе он станет постоянным).
Оформите и подпишите с работником два экземпляра соглашения. Пусть поставит на вашем экземпляре подпись о получении своего. Если лично подписать не сможет (например, находится на карантине), передайте по электронной почте (в копии получателей укажите также, например, его непосредственного руководителя, кадровика). Когда будет возможно, подпишите с ним документ.
- Как прописать порядок планирования работы и отчетности о ней в соглашении о переводе на дистанционную работу при карантине
Пропишите в дополнительном соглашении о переводе работника на дистанционную работу во время карантина, как будете давать ему задания и как он будет информировать вас о ходе их выполнения.
Например, можно сделать так: вы направляете работнику по электронной почте план работы на неделю, а он в конце рабочей недели сдает вам отчет о выполнении этого плана. Либо, если ввиду особенностей работы планирование даже на неделю затруднительно, можете предусмотреть ежедневную постановку задач в начале рабочего дня и отчет работника о выполнении в конце рабочего дня.
Это позволит не только контролировать выполнение задания, но и вести учет рабочего времени работника, как того требует ч. 4 ст. 91 ТК РФ.
В госорганах, органах местного самоуправления, госкорпорациях и других организациях с участием РФ рабочий процесс следует организовать с учетом Методических рекомендаций Минтруда России. В частности, госорганам рекомендовано издать правовой акт, в котором будут закреплены порядок организации дистанционной службы, форма заявления госслужащего о согласии работать дистанционно, перечень должностей госслужащих, которые могут работать дистанционно, организационно-технические вопросы, связанные с такой работой, и др. По соглашению сторон условия дистанционной службы можно отразить в допсоглашении к служебному контракту (Письмо Минтруда России от 18.03.2020 N 19-0/10/П-2382).
- Как прописать график работы работника в дополнительном соглашении о переводе на дистанционную работу при карантине
Советуем прописать в дополнительном соглашении его график работы, даже если он не будет отличаться от прежнего. Если не пропишете, есть риск, что возникнет недопонимание с работником. Он может посчитать, что вправе сам выбрать график, работая дистанционно.
Укажите, в частности, продолжительность рабочей недели и ежедневной работы, чередование рабочих и выходных дней, время начала и окончания работы, перерывы в течение рабочего дня (ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 1 ст. 100 ТК РФ). Советуем прописать подробно режим работы, даже если ранее в трудовом договоре была только ссылка на правила внутреннего трудового распорядка и режим работы не изменился. Так работнику удобнее.
Также напомним — вы можете согласовать с работником, что в период удаленной работы он будет работать неполный рабочий день и (или) неполную рабочую неделю (например, если ему сложно по семейным обстоятельствам работать полное время на дому). Такие изменения необходимо зафиксировать в допсоглашении (ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 1 — 3 ст. 93, ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).
Советуем также определить, каким способом работник будет вас ставить в известность о начале (окончании) своей работы. Например, можете обязать его направлять по электронной почте сообщения о начале и окончании работы. То, что работник трудится дистанционно, не снимает с вас обязанности вести учет фактически отработанного им времени в соответствии с ч. 4 ст. 91 ТК РФ.
- Нужно ли вносить изменения в условие об оплате труда в допсоглашении о переводе на дистанционную работу при карантине
Нет, не нужно, за исключением случая, когда такие изменения обусловлены изменением режима работы работника. Например, если вы договорились, что работник из-за обучения детей на дому будет работать на 0,5 ставки до нормализации ситуации в стране.
В остальном перевод работника на дистанционный труд не является основанием для снижения ему заработной платы (включая установленные стимулирующие и компенсационные выплаты) (ч. 2 ст. 9, ч. 1 ст. 129, ст. 132, ч. 1, 2 ст. 135 ТК РФ). Законом это не предусмотрено и может повлечь для вас, в частности, административную ответственность по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ (так, штраф для организации составляет от 30 000 до 50 000 руб.).
Если согласовали с работником, например, работу на условиях неполного рабочего времени, то оплату в допсоглашении уточните. Вам нужно будет оплачивать его труд пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ. Пропишите это подробно. Это следует, в частности, из абз. 5 ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 1 — 3 ст. 93 ТК РФ.
- Как прописать в дополнительном соглашении срок, на который переводите работника на дистанционную работу при карантине
Срок, на который переводите работника на дистанционную работу в период карантина, можете прописать в допсоглашении как конкретной датой, так и, например, указать, что переводите на период введения карантинных мер в вашем регионе (до особого распоряжения, например, главы вашего города). Учтите, если не пропишете срок — значит, переводите работника на дистанционную работу на постоянной основе.
Также предусмотрите порядок отзыва (в частности срок уведомления, особенности оформления), если дистанционную работу нужно будет прекратить раньше обозначенного срока.
- Какие еще условия включить в дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу при карантине
Советуем также, помимо условий, о которых сказали выше, включить в дополнительное соглашение о переводе работника на дистанционную работу в период карантина, в частности, следующие условия:
- адрес, по которому он будет работать и по которому вы будете направлять ему при необходимости корреспонденцию;
- контактную информацию: номер мобильного и домашнего (если есть) телефона, номер телефона иного контактного лица (например, родственника вашего работника) для экстренной связи; адрес электронной почты работника (если у работника есть два разных адреса — желательно указать оба на случай, если с одним из них возникнут проблемы). Это необходимо, чтобы поддерживать бесперебойную связь с работником в любой экстренной ситуации, например, если временно нет Интернета, сломался компьютер (ноутбук), работник потерял мобильный телефон;
- порядок обмена документами на период карантина — например, при направлении заявлений об отпусках, листков нетрудоспособности в отдел кадров. Можете, например, предусмотреть такой вариант — передавать сканы или фото таких документов по электронной почте, а оригиналы — сохранять и представить по окончании карантина, по возвращении на работу в офис.
Вы можете включить в дополнительное соглашение и иные условия, которые посчитаете необходимыми. Например, если договоритесь с работником о том, что он будет работать на условиях неполного рабочего времени, то пропишите изменения в режиме работы и условиях оплаты (абз. 5, 6 ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 1 — 3 ст. 93 ТК РФ).
- Как оформить и подписать дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу при карантине
Составьте дополнительное соглашение к трудовому договору в произвольной форме (нормативной нет). Оформите его в двух экземплярах (один — вам, другой — работнику), каждый из них подписываете вы и работник. На вашем экземпляре он должен поставить подпись, что получил свой. Такие правила применяются при заключении трудового договора. Применяйте их и к дополнительному соглашению, поскольку оно является неотъемлемой частью трудового договора (ч. 3 ст. 57, ч. 1 ст. 67, ст. 72 ТК РФ).
Законом предусмотрена возможность обмена электронными документами при дистанционной работе. Они должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Оформленное допсоглашение советуем направить в трехдневный срок со дня его заключения работнику по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (так как такой порядок определен для трудового договора о дистанционной работе, а дополнительное соглашение, как сказали выше, его неотъемлемая часть) (ч. 4 ст. 312.1, ч. 1, 2 ст. 312.2 ТК РФ).
Если работник уже находится на карантине (в самоизоляции), в частности, из-за возвращения из страны с неблагоприятной эпидемиологической ситуацией, и у него нет возможности прийти в офис, на почту, общаться с курьером, не оформлена усиленная квалифицированная электронная подпись, полагаем, учитывая форс-мажорную ситуацию, вы можете все договоренности зафиксировать обычной электронной перепиской. Но вести ее рекомендуем с участием свидетелей, то есть направлять работнику документ, ставя в копию, например, его непосредственного руководителя, руководителя отдела кадров. Когда работник выйдет из карантина (самоизоляции) — подпишите с ним все необходимые документы.
В период действия Указа Президента РФ от 25.03.2020 N 206 переход на удаленный режим работы можно зафиксировать путем электронного обмена документами, а в дальнейшем при необходимости оформить в установленном порядке (Письмо Минтруда России от 27.03.2020 N 14-4/10/П-2741).
Образец дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу во время карантина из-за коронавируса COVID-19
- Риски при составлении дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу при карантине
За некорректное оформление дополнительного соглашения к трудовому договору о переводе на дистанционную работу во время карантина есть риск привлечения к административной ответственности по ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ. В частности, если не пропишете, что работа, которую будет выполнять работник, является дистанционной.
Кроме того, если вы некорректно пропишете условия дистанционной работы, то не сможете привлечь работника к ответственности за невыполнение должностных обязанностей.
Документ: Готовое решение:Как оформить дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу во время карантина из-за коронавируса COVID-19 (КонсультантПлюс, 2020)